Planilha de Controle de Tarefas com Dashboard no Excel

Tarefa que não é acompanhada vira tarefa esquecida. Em uma equipe ou em uma empresa, manter todo mundo na mesma página, sabendo o que cada um precisa fazer e até quando, faz toda a diferença. A planilha de controle de tarefas com dashboard no Excel organiza isso: você cadastra responsáveis, setores e prioridades, lança as tarefas com prazo e acompanha tudo em quatro dashboards, inclusive o que está atrasado.

Neste artigo você vai ver como a planilha funciona, do cadastro ao lançamento das tarefas, e o que cada um dos quatro painéis entrega.

O que a planilha de controle de tarefas faz

A planilha foi pensada para a gestão de tarefas de uma área ou de uma empresa inteira. Cada tarefa carrega o responsável, o setor, a prioridade e os prazos, e a planilha transforma esses dados em painéis visuais, prontos até para usar em apresentações direto do Excel. Se o seu controle é de chamados e serviços por técnico, veja também a planilha de controle de ordem de serviço.

Como cadastrar responsáveis, setores e prioridades

Antes de lançar as tarefas, você monta os cadastros. Dá para registrar até 50 responsáveis e 15 setores, além de definir os níveis de prioridade (alta, média e baixa), que podem ser ajustados. Depois, na hora de lançar uma tarefa, esses itens aparecem prontos para seleção.

Como lançar as tarefas na planilha

No lançamento de cada tarefa você preenche, em sequência:

1. A data de início da tarefa.
2. A descrição, em um campo de texto livre.
3. O setor.
4. O responsável.
5. A prioridade (alta, média ou baixa).
6. A data prevista de conclusão.

Quando a tarefa é concluída, basta preencher a data efetiva de finalização. A partir daí, três colunas são calculadas automaticamente: o status (finalizada ou não), os dias de esforço que a tarefa levou para ser concluída e os dias em aberto das tarefas ainda pendentes. Assim, o controle do progresso é automático.

Quais são os 4 dashboards da planilha?

É no acompanhamento que a planilha brilha. Os quatro painéis se atualizam sozinhos assim que você muda os seletores de ano e de mês. Você não digita nenhuma fórmula: os gráficos trocam de dados automaticamente e mostram na hora o cenário de cada período.

Dashboard geral

Traz a visão anual: um gráfico com as tarefas finalizadas e pendentes mês a mês, o percentual de conclusão, as pendentes por prioridade e as pendentes por data prevista, mostrando o que está atrasado, no prazo ou sem data definida.

Dashboard do mês

Apresenta um calendário do mês escolhido em que os dias marcados em vermelho são as datas de criação das tarefas que ainda estão pendentes. Assim que você preenche a data de finalização, o vermelho some daquele dia e a contagem de pendentes cai. O painel ainda traz o resumo de conclusão e um ranking dos três responsáveis e setores com mais tarefas.

Dashboard por setor

Foca a análise em um setor específico, em um mês escolhido, mostrando quantas tarefas estão finalizadas e pendentes e detalhando as pendentes por prioridade e por prazo.

Dashboard por responsável

Traz a gestão por pessoa, com um top 5 dos responsáveis com mais tarefas pendentes e mais tarefas finalizadas no período selecionado, ótimo para equilibrar a carga da equipe. Para transformar essas tarefas em um plano de ação estruturado, combine com a planilha 5W2H.

Perguntas frequentes

A planilha mostra as tarefas atrasadas?

Sim. Ao comparar a data prevista com a data de conclusão, a planilha identifica o que está atrasado, no prazo ou sem data definida, e destaca isso nos dashboards.

Quantos responsáveis e setores posso cadastrar?

Você pode cadastrar até 50 responsáveis e 15 setores, além de definir os níveis de prioridade das tarefas.

Preciso mexer em fórmulas para atualizar os dashboards?

Não. Os quatro painéis são automáticos: você só muda os seletores de ano e de mês e os gráficos se ajustam sozinhos, sem digitar nenhuma fórmula.

Como marco uma tarefa como concluída?

Basta preencher a data efetiva de finalização. A planilha atualiza o status automaticamente, recalcula os dashboards e o dia deixa de aparecer em vermelho no calendário.

Serve para uma equipe ou só para uso pessoal?

Serve para os dois. Como você controla por responsável e por setor, ela é especialmente útil para acompanhar as tarefas de uma equipe ou de uma empresa.

Garanta agora a sua planilha de controle de tarefas com dashboard e acompanhe responsáveis, setores, prioridades e prazos em painéis prontos, que mostram na hora o que está pendente e atrasado.