Planilha 5W2H

O método 5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda a organizar e planejar projetos ou atividades, proporcionando clareza e eficiência no processo. Ele recebe esse nome devido aos sete elementos que o compõem, sendo cinco perguntas iniciadas pela letra “W” e duas pela letra “H”, todas em inglês.

Resumo

Você pode conhecer a nossa planilha assistindo ao vídeo logo abaixo ou se familiarizar primeiro com a metodologia 5W2H lendo o nosso artigo.

Introdução

Que vivemos em um mundo volátil, incerto, complexo e ambíguo não é novidade. Ao mesmo tempo em que temos diversas facilidades, fazer uma escolha entre tantas opções oferecidas parece uma tarefa impossível. Se trouxermos esse contexto para o meio empresarial, a situação fica ainda mais complexa, afinal, como gerenciar projetos, muitas vezes à distância, com times multifuncionais e sem perder o foco no resultado?

Pode parecer complicado, mas com a ajuda da planilha 5W2H seus projetos podem permanecer dentro do orçamento, do prazo e da qualidade esperada. Quer saber como?

O que é e para que serve a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H apresenta as etapas de condução de um projeto ou atividade para seus participantes, deixando claro o processo das atividades e as responsabilidades de cada um dos envolvidos. Ela tem o objetivo de explorar o que deve ser feito, o motivo e em qual local. Além disso, apresenta quem será responsável por cada etapa, quando cada estágio de execução irá acontecer, como o processo será conduzido e qual será o custo de tudo isso.

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O acrônimo 5W2H tem origem no inglês e representa sete diretrizes que, quando bem alinhadas e comunicadas, minimizam problemas possíveis problemas. São elas:

What? (O que será feito?)

Normalmente, a resposta a esta pergunta é a solução de um problema ou É muito comum responder a essa pergunta com a solução de um problema ou com alguma melhoria a ser implementada. Conhecer bem os detalhes da necessidade, como tamanho, público-consumidor, principais reclamações etc. ajudam o time envolvido a não ficar em dúvida sobre o que precisa ser feito.

Why? (Por que será feito?)

Se você for millenial, vai se lembrar do Zequinha que perguntava “por quê?” atrás de “por quê?”. Mas diferentemente da clássica resposta (“Porque sim, Zequinha!”), aqui o time precisa compreender a razão daquele projeto existir ou qual é a sua necessidade para o “cliente”. Por que mobilizar recursos para sua execução? Por que dedicar dias, às vezes meses de trabalho para a conclusão dessa tarefa? Sem ter essas perguntas respondidas fica difícil de o grupo permanecer focado.

Who? (Por quem será feito?)

Se não estiver claro para os envolvidos no projeto o que cada um deve fazer ou onde devem atuar, pode acontecer de algo ficar “descoberto” ou de diferentes pessoas trabalharem na mesma necessidade, causando retrabalho. Por isso, é muito importante que os papeis e responsabilidades de cada pessoa envolvida no projeto sejam bem comunicados e explicados, assim, possíveis dúvidas já podem ser tiradas no início do trabalho. Vale ressaltar que a equipe externa, como consultores ou prestadores de serviço, deve ser envolvida nessa etapa também.

When? (Quando será feito?)

Em uma de suas obras, Lewis Carrol já dizia: “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. Portanto, o alinhamento de prazos (do projeto em si e de suas etapas intermediárias) é fundamental para o bom andamento de qualquer atividade.

Where? (Onde será feito?)

É muito importante que os envolvidos no projeto tenham saibam onde o resultado do trabalho será aplicado. Além disso, é imprescindível que cada um dos envolvidos saiba onde será alocado, onde acontecerão as reuniões de brainstorming, onde o protótipo será testado etc.

How? (Como será feito?)

Os participantes precisam conhecer todas as metodologias, ferramentas, softwares e afins necessários para o desenvolvimento de seus trabalhos. Isso evita problemas de comunicação e de integração entre as etapas. Qualquer desalinhamento nessa fase pode resultar em falhas operacionais, aumento de gastos ou impacto no prazo de entrega.

How much? (Qual é o custo envolvido?)

Quanto vai custar para implementar o projeto? É importante que desde o começo dos trabalhos, o responsável saiba qual é o valor disponível para a entrega e para cada uma de suas etapas. Além disso, é importante mapear qualquer custo extra que possa surgir, como consultorias, ampliação do time, compra de softwares ou de licenças específicas. Depois, no decorrer das atividades, é importante que seja feita uma conferência entre os valores orçados e os efetuados, eliminando quaisquer gastos inesperados para manter o equilíbrio de caixa.

Detalhamento das respostas

Não é difícil de perceber que quanto mais detalhadas forem as respostas das perguntas, melhor direcionado ficará o projeto. Contudo, nem sempre é fácil fazer isso no dia a dia. Para tentar simplificar o uso da ferramenta, sugerimos três níveis de detalhamento:

Nível 1: Macro do projeto

Nesse nível, as respostas trazem informações globais, de modo que os envolvidos possam ter uma ideia geral do que esperar da conclusão do trabalho. De certo modo, é criar um relatório respondendo superficialmente aos 5W e aos 2H.

Nível 2: Micro das etapas

É nesse nível que cada uma das etapas dever ser detalhada, de modo a responder cada uma das sete diretrizes. Diferentemente do nível 1, quanto mais detalhes, mais direcionada ficará a execução.

Nível 3: Papeis e responsabilidades

Apesar de opcional, é muito importante detalhar o papel e as responsabilidades de cada indivíduo imerso no projeto. Assim, ele saberá o que é esperado de sua atuação e conhecerá melhor as etapas designadas a ele, de modo a mapear possíveis interferências externas (consultoria, contratação de mão de obra externa, contratação de empresa terceirizada etc.) e a gerenciar prováveis riscos (férias do assistente, necessidade de licença para rodar software etc).

Conhecendo a nossa planilha 5W2H

Agora que você já compreendeu a importância desta ferramenta de gestão, estamos entusiasmados para apresentar a nossa versão da Planilha 5W2H. Esta ferramenta foi desenvolvida para atender às necessidades dinâmicas dos negócios modernos, oferecendo uma abordagem estruturada para a gestão de projetos e o planejamento operacional.

Tela inicial da nossa planilha

Na tela inicial da nossa Planilha 5W2H, oferecemos a você a flexibilidade e a conveniência de escolher o idioma de sua preferência. Você pode optar por utilizar a planilha em português ou em inglês. Essa funcionalidade foi pensada para atender a uma ampla gama de usuários, garantindo que a ferramenta seja acessível e fácil de usar, independentemente do seu idioma nativo ou de preferência.

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Preenchimento dos dados

Na tabela a seguir, fornecemos uma ilustração de como nossa Planilha 5W2H pode ser eficazmente utilizada. A tabela mostra entradas de exemplo para cada um dos cinco Ws (Quem, O quê, Onde, Quando, Por quê) e os dois Hs (Como, Quanto) para lhe dar uma ideia clara de como é sua utilização. Este exemplo prático serve como um guia para ajudá-lo a entender a aplicação de cada elemento em cenários do mundo real, garantindo que você possa aproveitar todo o potencial da nossa Planilha 5W2H em suas operações de negócios.

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Para uma empresa que busca crescer de modo ordenado e com relativa agilidade – mantendo a qualidade e o controle dos processos –, a utilização da planilha 5W2H garante praticidade e organização no desenvolvimento dos planos de ação definidos na gestão de projetos. Além disso, cria um ambiente de colaboração, diferencial das melhores empresas para se trabalhar.

Tradução

Na seção “Tradução” da nossa planilha, você consegue fazer traduções dos textos utilizados na planilha. Esta funcionalidade é extremamente útil para garantir que todos os membros da equipe, independentemente de seu idioma nativo, possam entender e contribuir efetivamente para o projeto. 

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Não faça um gerenciamento “mais ou menos” de seus projetos. Ganhe organização, agilidade e colaboração entre os membros da equipe. No final desse artigo você encontrará o link para download da planilha 5W2H excel com download grátis e usufrua dos benefícios que o método trará para o seu dia a dia.

 

Você pode combinar a planilha 5W2H com a nossa planilha SWOT. Aproveite também para organizar corretamente as finanças sua empresa com a nossa planilha de fluxo de caixa!

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Conclusão

A planilha 5W2H é uma ferramenta poderosa de gestão e planejamento que ajuda a organizar projetos e atividades de maneira eficiente. Ao responder às perguntas relacionadas a cada componente, é possível estabelecer metas claras, definir prioridades e acompanhar a evolução do projeto, garantindo sua execução de forma eficaz.

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Perguntas Frequentes

5W2H é um acrônimo das sete perguntas que compõem a ferramenta: What (O que), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto custa).

A planilha 5W2H proporciona clareza e eficiência na organização e planejamento de projetos, facilitando a delegação de tarefas, acompanhamento de metas e a identificação de prioridades.

Pode ser aplicada em diversos contextos, como empresas, projetos pessoais, planejamento de eventos, reformas, entre outros.

Sim, a planilha 5W2H pode ser utilizada para planejar e organizar atividades pessoais, como metas de estudo, planejamento financeiro, organização de viagens, entre outros.

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