Planilha 5W2H

Utilize a planilha 5W2H para que as metas de sua empresa sejam concretizadas com maior entrosamento da equipe e em menos tempo.

Que vivemos em um mundo volátil, incerto, complexo e ambíguo (VUCA) não é novidade. Ao mesmo tempo em que temos diversas facilidades, fazer uma escolha entre tantas opções oferecidas parece uma tarefa impossível. Se trouxermos esse contexto para o meio empresarial, a situação fica ainda mais complexa, afinal, como gerenciar projetos, muitas vezes à distância, com times multifuncionais e sem perder o foco no resultado?

Pode parecer complicado, mas com a ajuda da ferramenta 5W2H seus projetos podem permanecer dentro do orçamento, do prazo e da qualidade esperada. Quer saber como?

O que é e para que serve a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H apresenta as etapas de condução de um projeto ou atividade para seus participantes, deixando claro o processo das atividades e as responsabilidades de cada um dos envolvidos. Ela tem o objetivo de explorar o que deve ser feito, o motivo e em qual local. Além disso, apresenta quem será responsável por cada etapa, quando cada estágio de execução irá acontecer, como o processo será conduzido e qual será o custo de tudo isso.

O acrônimo 5W2H tem origem no inglês e representa sete diretrizes que, quando bem alinhadas e comunicadas, minimizam problemas possíveis problemas. São elas:

What? (O que será feito?)

Normalmente, a resposta a esta pergunta é a solução de um problema ou É muito comum responder a essa pergunta com a solução de um problema ou com alguma melhoria a ser implementada. Conhecer bem os detalhes da necessidade, como tamanho, público-consumidor, principais reclamações etc. ajudam o time envolvido a não ficar em dúvida sobre o que precisa ser feito

Why? (Por que será feito?)

Se você for millenial, vai se lembrar do Zequinha que perguntava “por quê?” atrás de “por quê?”. Mas diferentemente da clássica resposta (“Porque sim, Zequinha!”), aqui o time precisa compreender a razão daquele projeto existir ou qual é a sua necessidade para o “cliente”. Por que mobilizar recursos para sua execução? Por que dedicar dias, às vezes meses de trabalho para a conclusão dessa tarefa? Sem ter essas perguntas respondidas fica difícil de o grupo permanecer focado.

Who? (Por quem será feito?)

Se não estiver claro para os envolvidos no projeto o que cada um deve fazer ou onde devem atuar, pode acontecer de algo ficar “descoberto” ou de diferentes pessoas trabalharem na mesma necessidade, causando retrabalho. Por isso, é muito importante que os papeis e responsabilidades de cada pessoa envolvida no projeto sejam bem comunicados e explicados, assim, possíveis dúvidas já podem ser tiradas no início do trabalho. Vale ressaltar que a equipe externa, como consultores ou prestadores de serviço, deve ser envolvida nessa etapa também.

When? (Quando será feito?)

Em uma de suas obras, Lewis Carrol já dizia: “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. Portanto, o alinhamento de prazos (do projeto em si e de suas etapas intermediárias) é fundamental para o bom andamento de qualquer atividade

Where? (Onde será feito?)

É muito importante que os envolvidos no projeto tenham saibam onde o resultado do trabalho será aplicado. Além disso, é imprescindível que cada um dos envolvidos saiba onde será alocado, onde acontecerão as reuniões de brainstorming, onde o protótipo será testado etc.

How? (Como será feito?)

Os participantes precisam conhecer todas as metodologias, ferramentas, softwares e afins necessários para o desenvolvimento de seus trabalhos. Isso evita problemas de comunicação e de integração entre as etapas. Qualquer desalinhamento nessa fase pode resultar em falhas operacionais, aumento de gastos ou impacto no prazo de entrega.

How much? (Qual é o custo envolvido?)

Quanto vai custar para implementar o projeto? É importante que desde o começo dos trabalhos, o responsável saiba qual é o valor disponível para a entrega e para cada uma de suas etapas. Além disso, é importante mapear qualquer custo extra que possa surgir, como consultorias, ampliação do time, compra de softwares ou de licenças específicas. Depois, no decorrer das atividades, é importante que seja feita uma conferência entre os valores orçados e os efetuados, eliminando quaisquer gastos inesperados para manter o equilíbrio de caixa.

Detalhamento das respostas

Não é difícil de perceber que quanto mais detalhadas forem as respostas das perguntas, melhor direcionado ficará o projeto. Contudo, nem sempre é fácil fazer isso no dia a dia. Para tentar simplificar o uso da ferramenta, sugerimos três níveis de detalhamento:

Nível 1: Macro do projeto

Nesse nível, as respostas trazem informações globais, de modo que os envolvidos possam ter uma ideia geral do que esperar da conclusão do trabalho. De certo modo, é criar um relatório respondendo superficialmente aos 5W e aos 2H.

Nível 2: Micro das etapas

É nesse nível que cada uma das etapas dever ser detalhada, de modo a responder cada uma das sete diretrizes. Diferentemente do nível 1, quanto mais detalhes, mais direcionada ficará a execução.

Nível 3: Papeis e responsabilidades

Apesar de opcional, é muito importante detalhar o papel e as responsabilidades de cada indivíduo imerso no projeto. Assim, ele saberá o que é esperado de sua atuação e conhecerá melhor as etapas designadas a ele, de modo a mapear possíveis interferências externas (consultoria, contratação de mão de obra externa, contratação de empresa terceirizada etc.) e a gerenciar prováveis riscos (férias do assistente, necessidade de licença para rodar software etc.).

Planilha 5W2H na prática

Agora que você descobriu a teoria por trás da ferramenta 5W2H, precisa compreender como ela pode ser colocada em prática. Para isso, você pode começar utilizando um quadro branco dividido em colunas ou, ainda, uma planilha virtual que trará alguns dados automaticamente. A tabela a seguir apresenta um exemplo prático de utilização da ferramenta 5W2H:

Para uma empresa que busca crescer de modo ordenado e com relativa agilidade – mantendo a qualidade e o controle dos processos –, a utilização da ferramenta 5W2H garante praticidade e organização no desenvolvimento dos planos de ação definidos na gestão de projetos. Além disso, cria um ambiente de colaboração, diferencial das melhores empresas para se trabalhar..

5W2H: planilha 100% gratuita do Zé pra você

O Zé desenvolveu uma planilha gratuita para você colocar em prática, desde já, tudo o que viu por aqui. Vem conhecer o que você vai encontrar.

Dois idiomas! Na aba inicial, é possível escolher o idioma de sua planilha (atualmente disponível em português e inglês). Ao clicar no botão “Abrir Dashboard”, você irá para o painel principal da planilha.

Consolidação de dados colorida e com informações à mão! Ao acessar o Dashboard, você encontra um card para facilmente visualizar a informação das etapas mensais e anuais finalizadas. Há outro card que traz os planos pendentes e um último que exibe o status das etapas. Logo abaixo, é apresentado um gráfico de linha/barras para visualizar as etapas ao longo do ano. Por fim, há um destaque com o resultado das etapas finalizadas. Para inserir seus dados, clique no botão “dados”.

Insira os dados facilmente! Ao clicar no botão “dados”, você será direcionado à planilha principal, onde deverá responder às perguntas definidas pela metodologia. Lembre-se de que sempre poderá voltar a esta matéria para consultar o modo correto de preenchimento e os níveis de detalhamento das respostas.

E tem mais! Na seção de “Tradução”, é possível editar os títulos exibidos na planilha de acordo com o idioma: português e inglês.

Não faça um gerenciamento “mais ou menos” de seus projetos. Ganhe organização, agilidade e colaboração entre os membros da equipe. Clique aqui, adquira sua planilha gratuita e comece a usufruir dos benefícios que o método 5W2H trará para o seu dia a dia.

Faça o download da planilha de 5W2H!