Análise SWOT + Planilha

Introdução

Atualmente, algumas pessoas insistem em acreditar somente no seu feeling para uma tomada de decisão, algumas até recorrem a opiniões alheias na busca da validação de sua proposta. Embora existem algumas técnicas práticas de gestão que foram desenvolvidas especificamente para esse propósito e que são excelentes mecanismos práticos para auxiliar no planejamento estratégico competitivo de uma organização. E aqui podemos citar umas das mais conhecidas, a “Análise SWOT”.

Mas, o simples fato de existir um desejo ou uma necessidade, associado à minha dedicação, capacidade técnica e comprometimento, já não são garantias de que os objetivos serão alcançados?

A resposta é não ou nem sempre. A ideia vale o risco?

Algumas vezes, por falta de uma avaliação mais criteriosa de um projeto ou de um objetivo para uma organização, acabamos por dedicar esforços e tempo em algo que não nos trará de fato os resultados esperados.

 

Contudo, estratégias competitivas que são definidas tendo como base informações incoerentes com a realidade do mercado, podem trazer sérios danos a organização, comprometendo até o senso de propósito de sua existência. E aqui recorremos mais uma vez a “Análise SWOT”, uma técnica que atualmente é amplamente aplicada em muitas empresas, sejam elas de grande, médio ou pequeno porte.

Através desta técnica é possível visualizar o ambiente macro e micro de uma organização, identificando suas principais características e podendo ser usado até mesmo como um “guia organizacional” e assim, oferecer ao corpo diretivo da empresa, informações as quais deverão auxiliar nas definições estratégicas e a manter o foco no senso de propósito de existência desta organização.

Entendi, então é preciso estar em sintonia com o senso de propósito da empresa e com sua estratégia competitiva de mercado, correto?

Neste caso a resposta é simples: sim e sempre!

Se refletirmos na busca por respostas para os reais motivos da existência de uma organização (com fins lucrativos), acabamos por entender de maneira rápida e direta que ela existe para gerar resultados e mais especificamente Resultados Econômicos!

Entretanto, seria muito vago restringir a este objetivo sem antes entender o senso de propósito de uma organização e como torná-lo base para a estratégia competitiva de mercado e aqui sugiro uma leitura sobre os “impulsionadores de valor” de uma organização, também conhecido como “value drivers”.

Com isso, começamos a entender que o desenvolvimento e a implantação de um plano de projeto para uma determinada ação, ou a conquista de objetivos, passam necessariamente pelo alinhamento estratégico organizacional, pela visão e posicionamento de mercado. E mais uma vez reforçamos a utilização da análise SWOT como “ponto de partida” para estes fins.

Legal, acho que estou entendendo, mas o que é a Análise SWOT e como e quando posso aplicar essa técnica para validar minha proposta de projeto?

Definição de SWOT

A análise SWOT é uma técnica amplamente utilizada em forma de matriz para Análises de Cenários. Devido a sua simplicidade e objetividade, esta técnica pode ser aplicada em uma corporação, organização, ou em qualquer atividade cuja a necessidade de avaliação estratégica se faz necessário.

Sejam através dos ambientes macros e micros, internos ou externos, é possível extrair dados característicos para serem interpretados e analisados e com isso contribuir de maneira muito eficaz no diagnóstico organizacional, nas tomadas de decisões e no bom Gerenciamento Estratégico.

A palavra SWOT vem da abreviação das palavras: Strenghts, Weakness, Opportunities and Threats.

Traduzindo para o português: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Baseando-se nas características desta matriz, diversas avaliações podem ser extraídas, e com isso é possível definir um diagnóstico completo sobre as principais características que compõem os ambientes organizacionais, tornando as tomadas de decisões mais assertivas.

Em síntese, podemos descrever cada item da matriz SWOT da seguinte forma:

• Strenghts (Força) – Como o próprio nome sugere, onde estão minhas maiores forças enquanto empresa? Onde conseguimos entregar nossos maiores diferenciais? No que somos realmente bons e sabemos fazer bem feito? O que fazemos e que o mercado sabe reconhecer como bom, ótimo ou até mesmo excelente? Enfim, são baseados nesses fatores que devemos evidenciar as principais forças do ambiente interno de nossa organização.

• Weakness (Fraqueza) – Assim como as características positivas descritas anteriormente, neste quadrante devemos evidenciar os pontos fracos da organização, identificando as desvantagens competitivas internas que podem eventualmente causar sérios impactos negativos em relação a organizações concorrentes.

• Opportunities (Oportunidades) – Continuando nessa jornada, o entendimento deste termo envolve todos os aspectos positivos e externos que devem contribuir com o crescimento competitivo e estratégico da organização.

Talvez aqui esteja a maior facilidade desta análise, mas devemos ficar atento, uma vez que as oportunidades identificadas sem objetivos e estratégias podem trazer falsas certezas.

• Threats (Ameças) – E por fim, as ameaças. Aqui devemos olhar para o ambiente externo e encontrar problemas os quais a organização terá dificuldades em enfrenta-los. Estes problemas podem ser de quaisquer origens, sejam elas econômicas, políticas, tecnológicas entre outras.

Vamos apresentar uma matriz que acreditamos ser bem intuitiva, conforme ilustração abaixo. Essa matriz está na planilha que disponibilizamos gratuitamente para download no final desse artigo.

 

Observando a simplicidade da matriz SWOT acima (2×2), não podemos deixar de mencionar que existe a possibilidade da criação de cenários para cada análise de sua organização.

Vale ressaltar que, quanto mais criteriosa e realista for sua ponderação, melhor será sua capacidade analítica sobre um todo e consequentemente a qualificação e a quantificação de suas ações serão mais assertivas.

Modelo de análise SWOT

Abaixo segue um exemplo deste modelo.

A correlação entre os quadrantes deste cenário propicia uma melhor qualificação do entendimento sobre a vantagem competitiva da organização, sendo o seu resultado positivo ou não. Estes cruzamentos poderão destacar situações de “Alavancagem, Restrições, Defesas e/ou Problemas”. E uma vez identificada e devidamente ponderada essa relação, mais fácil será o entendimento sobre as tomadas de decisões estratégicas.

Vale ressaltar que, uma análise profunda sobre estes tópicos pode resultar em fortes e profundas mudanças internas. Como também poderá ser uma excelente fonte de dados para definições de objetivos e metas, como citadas anteriormente.

Muito interessante, entretanto é possível ver na prática a aplicação desta técnica e os resultados gerados a partir dela?

Sim!

Análise SWOT na prática

Utilizaremos o Excel para parametrizarmos nossa matriz, também apresentaremos em forma de um dashboard dinâmico, o qual servirá de análise da dados cíclicos. E claro, vamos disponibilizar todo material para que você possa aplicar em sua organização, empresa, projetos ou em qualquer situação que requer uma ampla análise estratégica.

a. Primeiro passo é listar os multi cenários macro econômicos para os quais o produto de seu projeto esteja inserido. Isso nos ajuda a mapear os possíveis caminhos a serem percorridos, e com isso facilitar a previsibilidade do impacto setorial de seus objetivos. Lembrando que, muitas vezes a instabilidade econômica de mercado no qual sua empresa esteja atuando, poderá determinar o grau de dificuldade para a assertividade de suas previsões, situações as quais irá requerer parâmetros para análises mais detalhados.

b. Segundo passo é identificar o tamanho do impacto de cada cenário no resultado econômico de sua organização. E com isso saber o quão cada cenário poderá contribuir (ou não) para a Estratégia Organizacional e o Senso de Propósito de sua organização.

c. Terceiro passo será analisar os impactos correlacionados entre os quadrantes de nossa matriz, facilitando o entendimento e mensurando o percentual das ações e esforços para cada item descrito em nossa tabela. E a partir dela, identificar fatores positivos e negativos capazes de impactar na viabilidade técnica e/ou financeira de seu projeto.

Bom, a partir de agora podemos tornar essa conversa mais prática. Para isso, utilizaremos um case onde a Análise SWOT foi fundamental para:

 

1. 1. Identificar o quão distante a organização possa estar de seu Senso de Propósito.

1. 1. Compreender e analisar o Posicionamento Estratégico.

1. 1. Evidenciar as principais falhas na definição da Estratégia Competitiva de Mercado.

1. 1. Contribuir para as novas tomadas de decisões à partir de novos insights identificados.

Nosso Case

Em meados de 2017, uma empresa do segmento de distribuição de produtos de tecnologias identificou que era o momento ideal para o seu crescimento competitivo de mercado, o objetivo inicial era aumentar sua participação no market share, uma vez que, seu público – alvo nunca antes esteve crescendo de forma tão rápida. Mas para isso, algumas premissas deveriam ser seguidas e respeitadas, como por exemplo estabelecer um crescimento econômico sustentável.
Portanto, o pilar econômico deste crescimento deveria ser estruturado de tal forma, a qual empresa pudesse reavaliar suas performances e processos internos, identificando e eliminando seus gargalos e desperdícios e principalmente identificando as inovações para este segmento, tudo com intuito de agregar valor ao seu produto, e assim oferecer ao seu cliente a oportunidade de experenciar um novo modelo de relacionamento.

Contudo, determinar quais seriam os principais requisitos e objetivos para o desenvolvimento e a implantação deste Plano de Projeto, uma análise ou diagnóstico organizacional se fez necessário, uma vez que, para se obter o crescimento sustentável, a empresa precisa saber em qual cenário e momento ela se encontra e necessariamente precisa saber identificar a vivência (longo prazo) a qual ela deverá estar inserida no futuro, considerando tanto as questões econômicas quanto sociais.

Bom, de que forma podemos iniciar este trabalho?

Se você respondeu pela matriz SWOT digo que que fez uma excelente escolha.

Após um período curto de brainstorm com a equipe envolvida neste projeto, onde “semeamos” a ideia em todos os envolvidos e ouvimos suas ideias, demos início a “colheita”. Fizemos reuniões individuais, garantimos o anonimato das informações e estruturamos o resultado, o qual está ilustrado abaixo:

 

Assim como mencionado anteriormente, recebemos uma enxurrada de informações das mais variadas e até mesmo irrelevantes para a definição da estratégia, embora vale ressaltar que o foco deste trabalho não é medir a importância de “todas” as informações e assim saber qualificar quais são relevantes para o propósito desta técnica de gestão.
Em seguida, iniciamos a definição e análise dos impactos criando “cenários” e ponderamos os impactos através de níveis, como: 0 – Nulo; 10 – Muito baixo; 20 – Baixo; 30 – Médio; 40 – Alto; 50 – Muito alto. Conforme podemos visualizar na imagem abaixo:

 

Lembrando que a ponderação a ser realizada nesta matriz deverá ser feita a partir do nível do impacto das FORÇAS e FRAQUEZAS incidentes nas AMEAÇAS e OPORTUNIDADES. Sendo mais específico para a compreensão, vamos escolher um item e discorrer sobre a fórmula da ponderação.

 

Ameaça: “Produtos a pronta entrega pela concorrência”
Fraqueza: “Poucos produtos a pronta entrega”
Nível de Impacto: “40 – Alto”

Nota-se que, uma das principais fraquezas na empresa é não ter produtos a pronta entrega, sendo que a concorrência possui uma maior capacidade de entrega. E como a características para este segmento de mercado é atender de forma rápida e eficaz a necessidade do cliente, a ponderação do impacto desta ameaça na fraqueza da empresa recebeu a ponderação 40 (Alto), ou seja, requer atenção e ação a este fato.
Dando continuidade em nosso diagnóstico, iremos agora visualizar de maneira mais ampla os cenários

Oportunidades

Vejamos a imagem abaixo:

 

Nesta imagem é possível identificar a “soma” das Forças e Fraquezas a razão proporcional entre ambas, e com isso começarmos a pontuar os primeiros insights que estas informações estão nos fornecendo.
O resultado desta análise evidencia que as oportunidades 1 e 2 possuem uma forte relação com suas Forças. Embora ambos os itens estejam com pontuações de Fraquezas em destaque, suas Forças ainda representam um potencial de aproximadamente 5 vezes maior.
E se analisarmos de maneira macro o resultado destas ponderações, ficam ainda mais relevante suas Forças diante de suas Oportunidades.
E estas são boas características para a obtenção de um resultado bem sucedido, caso seja decido Investir/Alavancar nas Oportunidades identificadas.

Podemos concluir então que, quanto maior a proporção do impacto das forças e menor for a proporção do impacto das fraquezas em suas oportunidades (região destacada na imagem acima), melhor serão as afirmações POSITIVAS para este cenário.

E para facilitar a análise, detalhamos cada item descrito como OPORTUNIDADES na matriz SWOT com seus respectivos impactos e apresentamos de maneira percentual. Com isso é possível identificar quais ações pontuais deverão ser planejadas e o tamanho dos esforços e processos envolvidos. Como podemos visualizar nas imagens abaixo:

Ameaças

Vejamos a imagem abaixo:

 

O resultado desta análise evidencia que suas Fraquezas sobressaem na incidência sobre suas Ameaças. Neste caso, é preciso recorrer aos objetivos e metas de sua proposta, buscando avaliar o grau de risco de investimento, uma vez que, 80% de suas ameaças possuem uma Fraquezas aproximadamente duas vezes maior do que suas Forças.

Muitas vezes é possível transformar este cenário de Ameaças em Oportunidades, mas para isso, é preciso analisar sua tomada de decisão baseadas em outras técnicas e ferramentas de gestão estratégica especificas para cada caso.

Também podemos concluir então que, quanto menor for a proporção do impacto das Forças e maior for a proporção do impacto das Fraquezas em suas Ameaças (região destacada na imagem acima), melhor serão as afirmações NEGATIVAS para este cenário.

E por fim, para também facilitar esta análise, detalhamos cada item descrito como AMEAÇAS na matriz SWOT com seus respectivos impactos e apresentamos de maneira percentual. Assim, é possível identificar quais ações pontuais deverão ser planejadas e o tamanho dos esforços e processos envolvidos. Como podemos visualizar nas imagens abaixo:

Bônus

Após este trabalho de diagnóstico organizacional, onde algumas técnicas de gestão foram utilizadas, e neste artigo enfatizamos a MATRIZ SWOT como sendo a principal delas, algumas “descobertas” foram feitas e caracterizaram-se como fundamentais para a definição do Planejamento Estratégico da empresa. E aqui vou destacar uma delas e o quanto o impacto desta descoberta foi predominante para as profundas mudanças que ocorreram na organização.
Como citado anteriormente, a matriz SWOT foi fundamental para evidenciar as principais falhas na definição da Estratégia Competitiva de Mercado. E aqui dois pontos cruciais refletiram na principal dificuldade da empresa para um novo posicionamento no mercado, o Ciclo Econômico – Financeiro e o Índice de Margem de Contribuição.

Análise

No primeiro caso, vários fatores contribuíram para que o clico econômico – financeiro não se mantivesse dentro de um cenário previsto e desejado. As constantes variações no mercado em relação aos produtos ofertados e a falta de fiscalização de produtos não homologados, além do alto índice de inadimplência e o custo de capital de terceiros praticados na ocasião, comprometeram o planejamento orçamentário e por consequência a gestão do fluxo do caixa (clique no link para ver nossa planilha) da empresa, tornando o capital de giro oneroso para empresa e o tempo de sua recomposição mais extenso. Como podemos visualizar na ilustração abaixo:

 

Nesta imagem nota-se a sobreposição entre os ciclos econômico e financeiro, tal fato caracteriza uma necessidade de aporte financeiro na operação, visto que, os desembolsos (pagamentos) incorrem antes mesmos das entradas financeiras (vendas), comprometendo seriamente o fluxo de caixa, e por consequência onerando cada vez mais o capital de giro da organização. E a incidência destes fatores vinham se mostrando cada vez mais recorrente.
Com o intuito de validar este diagnóstico podemos visualizar um comparativo através de ciclo econômico – financeiro ideal para este modelo de negócio, conforme ilustrado na figura abaixo.

 

Sendo assim, nesta segunda imagem já é possível visualizar um ciclo operacional sustentável, de acordo com as principais práticas de mercado.
Outro fator consideravelmente importante, foi o índice de margem de contribuição, de acordo com o nosso entendimento, o consideramos relativamente baixo em relação aos riscos de investimentos envolvidos (Riscos X Retornos).

Na ocasião, a margem de contribuição praticada pela empresa girava em torno de 5% a 7% do seu faturamento, ao nosso entender, uma margem minimamente viável deveria ser algo em torno de 15% a 20% (considerando a média para o segmento).

Tal margem era relativamente baixa devido ao custo operacional para o segmento ser alto, uma vez que envolvia uma logística com abrangência nacional, variações em tributações, pessoas qualificadas e infraestrutura adequada.

E por fim, as frequentes mudanças na política de representação e distribuições de produtos junto aos seus fornecedores, onde alguns fabricantes fazem vendas diretas, limitam a participação da empresa no mercado, uma vez que, os preços para os produtos não as tornavam competitiva, inviabilizando por exemplo, um investimento financeiro para o aumento no volume de venda.

Em suma, estas foram algumas informações extraídas de um trabalho realizado, onde a matriz SWOT foi fundamental para as novas diretrizes estratégicas. E com os seus resultados, pode-se investir em novos projetos estratégicos com o objetivo da obtenção do tão desejado e necessário crescimento econômico sustentável.

Conclusão

O objetivo deste artigo foi demonstrar a funcionalidade na prática da matriz SWOT através de um caso real, onde pudemos trazer algumas informações extraídas deste trabalho e suas respectivas ações tomadas a partir delas.