Neste artigo, vamos explorar uma solução prática e eficiente: uma planilha que te ajuda a controlar as ordens de serviço, onde você irá registrar os dados e também poderá imprimir.
O Que É Uma Ordem de Serviço?
Definição Simples
Antes de entrarmos na parte prática da planilha, vamos entender o que é, de fato, uma ordem de serviço. Em termos simples, uma ordem de serviço é um documento que formaliza a solicitação de um serviço feito para um cliente ou uma empresa interna.
Importância das Ordens de Serviço
A ordem de serviço ajuda a documentar as atividades realizadas, garantir que os serviços sejam prestados corretamente e ainda servem como um rastreador de tudo o que foi feito.
Por Que Usar uma Planilha?
Quando falamos em organização, uma planilha pode ser a melhor para você que deseja ter tudo organizado e poder realizar o controle e consulta dos dados.
Facilidade de Acesso
As planilhas são fáceis de usar e podem ser acessadas em diversos dispositivos. Se você tem uma planilha no Google Drive, pode acessá-la pelo celular, tablet ou computador.
Customização
Uma das melhores partes da planilha é a possibilidade de personalização. Você pode adaptá-la à sua realidade, incluindo campos que fazem sentido para o seu negócio.
Automatização de Processos
Ao utilizar uma planilha, você pode automatizar a numeração das ordens de serviço e outras informações, tornando tudo mais rápido e menos suscetível a erros.
Como Funciona a Planilha de Controle de Ordens de Serviço?
Configurando a Planilha
Primeiramente, ao abrir a planilha, você verá as 3 abas. A primeira coisa que você deve fazer é cadastrar sua equipe de atendimento, técnicos e tipos de serviço. Já deixamos alguns exemplos preenchidos, e você deverá apagá-los e inserir seus dados.
Preenchendo a Ordem de Serviço
Agora que sua equipe está cadastrada, o próximo passo é a aba de ordens de serviço. Aqui você irá preencher todos os detalhes das solicitações.
Numeração Automática
As ordens de serviço têm uma numeração automática, que ajuda na organização. Se você precisar adicionar mais ordens depois, é só continuar a sequência.
Status da Ordem de Serviço
Outra funcionalidade da planilha é a possibilidade de definir o status da ordem. Você pode escolher se a ordem já foi finalizada, cancelada ou está pendente. Isso ajuda a manter um panorama claro do que está acontecendo.
Data de Início
Informe a data de início do serviço.
Nome do Cliente
Ao preencher a ordem, você terá que inserir o nome do Cliente.
Escolha do Atendente, Técnico e Tipo de Serviço
Agora, ao invés de digitar, selecione o nome do Atendente, do Técnico responsável e o tipo de serviço a ser executado.
Valor e Data de Término
Insira o valor do serviço e, se já tiver sido finalizado, adicione a data correspondente.
Observações Importantes
Não se esqueça de adicionar quaisquer observações relevantes sobre o serviço executado. Esses detalhes podem ser cruciais para futuras consultas!
Impressão da Ordem de Serviço
Uma das funções mais úteis da planilha é a possibilidade de imprimir a ordem de serviço. Você pode selecionar a ordem de serviço, terá um documento pronto para ser entregue ao cliente.
Vantagens do Uso da Planilha Disponível
Planilha Gratuita e Praticidade
A planilha está disponível gratuitamente aqui nesse artigo. Isso mesmo, zero custo! Você ainda pode personalizá-la como quiser, podendo adequá-la à identidade visual da sua empresa. Com a planilha, a gestão de ordens de serviços se torna muito mais fluida.
Dicas para Melhorar a Gestão de Ordens de Serviço
Mantenha Tudo Atualizado
Um dos segredos de uma boa gestão é manter as informações sempre atualizadas. Isso evita mal-entendidos e garante que você saiba exatamente o que está acontecendo em sua equipe.
Treine Sua Equipe
É fundamental que todos na sua equipe saibam como utilizar a planilha de maneira eficaz. algumas horas de treinamento podem evitar problemas no futuro.
Revise Periodicamente
Faça revisões periódicas na planilha. Assim, você garante que todos os detalhes estão corretos e pode fazer ajustes necessários.
Download
Clique no link abaixo faça o download agora mesmo!
Conclusão
Controlar suas ordens de serviço não precisa ser uma tarefa complicada. Usando uma planilha bem estruturada, você pode facilitar a gestão do seu negócio, melhorar sua organização interna e ainda oferecer um atendimento de qualidade para seus clientes.
