Planilha de Controle de Frota no Excel: gastos, rotas e dashboards
Gerir uma frota sem um sistema central significa perder dinheiro com gastos que passam despercebidos e veículos sem controle de manutenção. A planilha de controle de frota no Excel resolve isso: você cadastra os veículos e os motoristas, lança os gastos e as rotas e acompanha tudo em dashboards que mostram, inclusive, o custo por quilômetro de cada veículo.
Resumo do artigo
É uma planilha avançada e, ao mesmo tempo, simples de usar: depois do cadastro inicial, basta ir lançando os gastos para ter um controle completo da operação. Neste artigo você vai conhecer cada parte da planilha, do cadastro aos painéis de análise.
O que a planilha de controle de frota faz
A proposta é centralizar toda a gestão dos veículos em um só lugar. Com ela você registra informações detalhadas de cada veículo, controla o consumo e as despesas, organiza as rotas e enxerga o desempenho da frota em gráficos automáticos. O trabalho é dividido em três áreas: cadastros, lançamentos e dashboards.
Como funciona a tela inicial da planilha de frota
Logo na abertura, a planilha mostra um resumo automático dos gastos: quanto foi gasto ontem, hoje e no mês atual, além de um gráfico com os gastos do dia a dia. É o panorama imediato da operação, sem você precisar abrir nenhum relatório.
Como cadastrar veículos e motoristas
Antes de lançar qualquer dado, você monta os cadastros, nesta ordem:
- Parâmetros gerais: cadastre os tipos de veículo, as marcas e os tipos de gasto, que depois ficam disponíveis para seleção nos lançamentos.
- Veículos: informe tipo, marca, modelo e placa. A placa cria um identificador único por veículo e evita duplicidade no controle.
- Motoristas: registre CPF, tipo de CNH e a data de vencimento da habilitação, além de um campo de observação para o que precisar acompanhar.
Como lançar gastos e rotas
Com os cadastros prontos, começam os lançamentos. No lançamento de gastos você informa a data (não precisa ser em ordem cronológica), o tipo de gasto, o veículo, uma descrição e o valor. Há dois campos opcionais muito úteis: a quilometragem do veículo no momento do gasto, ótima para controlar manutenções como a troca de óleo, e o vínculo com uma rota. Se você quer um controle de manutenção dedicado por equipamento, veja também a planilha de controle de manutenção.
No lançamento de rotas, você registra as datas de início e retorno, origem, destino, veículo, motorista e a quilometragem inicial e final. Quando você vincula um gasto a uma rota, a planilha automaticamente atrela aquele gasto ao motorista da rota, o que permite analisar as despesas por motorista mais adiante.
Como funciona o dashboard de gastos
O dashboard de gastos consolida tudo: cards com o gasto de hoje, do mês e do ano, gráfico dos últimos dias e os totais do período. O ponto forte são os filtros acumulativos: você pode cruzar tipo de gasto, veículo e motorista ao mesmo tempo, vendo, por exemplo, apenas os gastos com combustível de um veículo específico. A planilha já vem preparada para receber dados de 2020 a 2040.
Como analisar o custo por km no dashboard de veículos
É aqui que a análise fica completa. Você escolhe o período e a planilha mostra um top 5 dos veículos com mais rotas iniciadas e um top 5 dos que mais geraram gastos. Para cada veículo, ela calcula o custo por quilômetro, dividindo os gastos pela quilometragem percorrida, o que é excelente para comparar a performance da frota. Ainda há um gráfico configurável, em que você escolhe o que exibir (gastos, quilômetros ou rotas) e o período (últimos 12 meses, semanas ou dias).
Perguntas frequentes
Preciso lançar os gastos em ordem de data?
Não. Você pode lançar um gasto de hoje, outro da semana passada e outro de ontem em qualquer ordem. A planilha organiza tudo automaticamente nos dashboards.
Como funciona o cálculo de custo por quilômetro?
A planilha pega todos os gastos de um veículo no período e divide pela quilometragem percorrida, gerando o custo por km. É um ótimo indicador para avaliar a eficiência de cada veículo.
Consigo analisar os gastos por motorista?
Sim. Ao vincular um gasto a uma rota, o gasto fica atrelado ao motorista daquela rota, e o dashboard passa a permitir a análise por motorista.
Dá para controlar a manutenção pela quilometragem?
Sim. No lançamento de cada gasto há um campo opcional de quilometragem do veículo. Registrando o km no momento da despesa, você acompanha quando fez a última troca de óleo ou revisão e programa a próxima manutenção.
A planilha registra a validade da CNH dos motoristas?
Sim. No cadastro de motoristas você informa o tipo de CNH e a data de vencimento da habilitação, além de um campo de observação. Assim os dados de cada motorista ficam centralizados junto da frota.
Consigo filtrar os gastos por tipo, veículo e motorista ao mesmo tempo?
Sim. Os filtros do dashboard de gastos são acumulativos: dá para cruzar tipo de gasto, veículo e motorista de uma vez e ver, por exemplo, só o combustível de um veículo específico.
Para quantos anos a planilha funciona?
Ela já vem configurada para registrar dados de 2020 a 2040, então dá para guardar histórico antigo e continuar usando por muito tempo.
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