A escala de trabalho é um planejamento que organiza os horários de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Ela define quando cada funcionário deve iniciar e terminar suas atividades, assegurando que todas as funções essenciais sejam cobertas de maneira eficiente. Uma planilha Escala de Trabalho pode te ajudar nesse controle, fazendo o controle da escala diária, semanal, quinzenal ou mensal, dependendo das necessidades da empresa.
Objetivo da escala de trabalho
O principal objetivo da escala de trabalho é garantir que todas as áreas da empresa estejam sempre cobertas, evitando faltas ou sobrecargas de trabalho. Ela busca:
- Eficiência Operacional: Assegura que todos os turnos e horários críticos sejam preenchidos, mantendo a operação da empresa fluindo sem interrupções.
- Equidade: Distribui os turnos de forma justa entre os funcionários, considerando preferências e necessidades individuais sempre que possível.
- Conformidade Legal: Ajuda a empresa a cumprir com as regulamentações trabalhistas, evitando jornadas excessivas e assegurando os intervalos de descanso previstos por lei.
Por que é bom ter uma Planilha Escala de Trabalho?
Utilizar uma planilha para gerenciar a escala de trabalho traz diversos benefícios, tais como:
- Organização e Clareza: Uma planilha bem estruturada facilita a visualização dos turnos, horários e colaboradores, tornando mais simples a gestão e ajustes necessários.
- Acesso e Compartilhamento: Planilhas eletrônicas podem ser facilmente compartilhadas e acessadas por todos os envolvidos, garantindo que todos tenham conhecimento de seus horários.
- Flexibilidade: Permite ajustes rápidos em caso de imprevistos, como faltas ou mudanças de última hora, mantendo sempre a operação coberta.
- Histórico de Dados: Mantém um registro das escalas anteriores, o que pode ser útil para análises e planejamento futuro, além de fornecer um histórico em caso de auditorias ou disputas trabalhistas.
Conhecendo a nossa Planilha Escala de Trabalho
Nossa planilha foi criada diretamente no Google Sheets, facilitando o compartilhamento e a colaboração em tempo real. Com isso, todos os colaboradores podem acessar facilmente a escala de trabalho, garantindo transparência e organização nos turnos.
Cadastro dos Colaboradores
Na aba “Cadastro”, temos o cadastro de colaboradores: insira apenas o nome na coluna “Funcionário”. As informações de “Cargo” e “Data Início” são opcionais e servem para facilitar seus controles, sem impactar o gerenciamento da escala.
Cadastro dos Turnos
Ainda na aba “Cadastro”, temos o cadastro de turnos que também é rápido: basta inserir a descrição (por exemplo, “1º Turno”), a sigla correspondente (como “1º”) e o número mínimo de colaboradores necessários. Para folgas, usamos a sigla “F” já definida.
Iniciando o Controle da Escala de Trabalho
Como demonstrado na seção anterior, criamos os turnos 1 e 2 com um mínimo de 2 colaboradores e o turno 3 com 1 colaborador.
Ao acessar a aba do mês desejado, você verá indicadores como na imagem abaixo: os turnos 1 e 2 terão “-2” e o turno 3 “-1” para todos os dias. Esses números, destacados com fundo vermelho, mostram a quantidade de colaboradores faltantes e indicam a necessidade de ajustes imediatos.
Definindo o turno de cada Colaborador
Agora, na coluna “Funcionário”, selecione o nome do colaborador a partir do cadastro realizado anteriormente. Ao escolher o nome, as informações de cargo e “data início” serão preenchidas automaticamente. Em seguida, para o dia específico, escolha o turno em que o colaborador irá trabalhar.
Note que o indicador do 1º Turno passo de “-2” para “-1”. Portanto, será necessário somente mais um colaborador para completar o turno.
Gestão dos turnos
Após selecionar os nomes dos colaboradores e definir os turnos para cada dia, você obterá uma visão geral da escala. Será fácil identificar os dias completos, com o indicador verde “OK”, e os dias incompletos, onde os turnos têm menos ou mais colaboradores do que o necessário. Isso permite um rápido ajuste para garantir a cobertura adequada.
Note que no dia 05/01, o indicador vermelho “+1” para o 3º Turno aparece porque são necessários apenas 1 colaborador para o turno, mas a escala contém 2 colaboradores (Jaime e Fabiana) para esse dia. Esse alerta ajuda a ajustar a escala para evitar excesso de pessoal.
Utilização da Planilha
Criamos uma planilha no Google Sheets para facilitar o uso colaborativo entre várias pessoas da mesma equipe. O Google Sheets é ideal para trabalho em grupo e colaboração. Acesse o link abaixo.
Sugestões de alteração
Nossa planilha é flexível e pode ser personalizada por você mesmo para atender às necessidades específicas do seu negócio. Você pode criar critérios como exigir um mínimo de 1 supervisor por turno ou seguir uma relação específica entre supervisores e assistentes. Isso permite que a ferramenta se adeque perfeitamente às suas demandas operacionais.
Extra: Controle os Salários e Benefícios de cada Colaborador
Além de gerenciar a escala de trabalho, é crucial controlar os salários e benefícios pagos a cada colaborador. Para facilitar esse acompanhamento, sugerimos nossa planilha “Controle de Funcionários“, que foi desenvolvida para registrar e monitorar todas essas informações essenciais, garantindo uma gestão mais completa e eficiente dos recursos humanos.
Perguntas Frequentes
Melhoria na organização, aumento da eficiência e redução de conflitos.
Através de comunicação aberta e utilizar controle para auxiliar. Uma planilha poderá te ajudar nesse assunto.
Não considerar as preferências/necessidades dos funcionários e falta de comunicação sobre mudanças.
