Quando se trata de gerenciar um negócio, uma coisa é certa: a organização das finanças é crucial. Este artigo serve como um guia completo para quem quer aprender a estruturar as finanças de um negócio.
1. Separação das Contas: Pessoais e da Empresa
Misturar as contas pessoais e empresariais pode distorcer a realidade financeira, tanto do pessoal quanto da empresa. Imagina-se, por exemplo, que os negócios estão indo muito bem devido ao montante na conta bancária, quando, na realidade, a maior parte desse capital pode ser de suas economias pessoais, e vice-versa. Esse processo, acontece principalmente em empresas bem pequenas (como o caso das MEIs – Microempreendedor Individual) ou também familiares.
Além disso, a fusão de contas pode gerar problemas jurídicos. Em muitos locais, é obrigatório por lei que as empresas mantenham registros financeiros independentes. Se as contas forem combinadas, pode ser um desafio comprovar quais recursos são da empresa e quais são pessoais em caso de auditoria.
O que fazer: O método mais direto de distinguir as contas pessoais das contas de negócios é abrir contas bancárias separadas para cada uma delas. Isso permite manter o dinheiro da empresa distinto do pessoal e facilita o rastreamento das receitas e despesas do negócio. E sempre utilize o dinheiro da empresa para pagamento das despesas empresariais.
Uma outra boa estratégia é estabelecer um pró-labore, um salário que o proprietário ou sócio retira da empresa. Isso permite que você tenha uma renda regular, enquanto mantém as finanças da empresa separadas.
Dica: Para organizar suas finanças pessoais, aconselhamos a adotar uma planilha de orçamento pessoal. Nela, você poderá registrar todas as suas receitas e despesas. Com disciplina e controle, você ganha visibilidade sobre seu dinheiro e consegue planejar seu futuro financeiro com mais segurança.
2. Crie um Orçamento para seu negócio
O orçamento empresarial é um mapa financeiro que define como serão alocados os recursos da empresa, visando atingir os objetivos estabelecidos.
Dentro de um orçamento, você pode prever, por exemplo, a contratação de mais pessoas e a aquisição de novos softwares, itens importantes para o crescimento da empresa.
Ao estabelecer os valores, obviamente você define os limites para cada investimento, evitando gastos excessivos. É importante também realizar reuniões com os sócios para discutir e decidir sobre as áreas de investimento prioritárias. Essas decisões devem ser baseadas no alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
3. Investimentos Planejados
Os investimentos planejados representam o uso estratégico de recursos financeiros para criar oportunidades e benefícios futuros. Isso pode incluir a expansão de operações, a aquisição de novos equipamentos, o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, a contratação de pessoal adicional, entre outras iniciativas.
É crucial que todos os investimentos planejados estejam claramente declarados no orçamento da empresa. Este detalhamento permite uma maior visibilidade e controle sobre onde e como os recursos financeiros estão sendo alocados. Além disso, cada investimento deve estar alinhado com as metas e objetivos da empresa. Isso significa que cada decisão de investimento deve contribuir direta ou indiretamente para o alcance dessas metas, seja aumentando a eficiência, expandindo a capacidade, melhorando a qualidade ou de outra forma que agregue valor ao negócio.
4. Utilização de Fluxo de Caixa
A terceira etapa para organizar as finanças de um negócio começa com a implementação eficaz de um fluxo de caixa. Esta ferramenta é fundamental para a gestão financeira, pois permite controlar as movimentações monetárias, tanto de entrada quanto de saída, em sua empresa. Essa ferramenta também permite que você monitore a saúde financeira do seu negócio, identificando possíveis desequilíbrios entre receitas e despesas. Assim, você pode tomar medidas corretivas antes que esses problemas se tornem críticos.
Fluxo de Caixa Diário
Para um controle eficaz, é recomendável fazer atualizações diárias do fluxo de caixa. Esse controle diário permite acompanhar de perto a situação financeira do negócio, permitindo identificar rapidamente qualquer variação inesperada que possa afetar a saúde financeira da empresa.
Fluxo de Caixa Mensal
Além do controle diário, é importante realizar análises mensais do fluxo de caixa. Esses controles permitem uma visão mais ampla da situação financeira da empresa, que é fundamental para a tomada de decisões estratégicas. Com base nessas análises, você pode decidir, por exemplo, sobre investimentos, expansões ou reduções de custos.
Aqui no Zé Planilha, oferecemos três versões distintas de planilhas de Fluxo de Caixa, cada uma projetada para atender a uma necessidade financeira específica. Todas as versões você irá contar com um Dashboard para controle Mensal e um Dashboard para controle diário.
5. Faça o acompanhamento Financeiro
O acompanhamento financeiro envolve o monitoramento rigoroso de diversas variáveis financeiras, como o fluxo de caixa, o orçamento, o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) e o estoque.
Ao manter um olhar atento sobre o fluxo de caixa e o orçamento, você pode identificar rapidamente quaisquer discrepâncias ou problemas em potencial. Isso permite a implementação de medidas corretivas oportunas, evitando assim problemas maiores. Da mesma forma, monitorar o DRE ajuda a ter uma compreensão clara da lucratividade do negócio, enquanto o acompanhamento do estoque evita sobrecargas e faltas, contribuindo para a eficiência operacional.
6. Se esforce para reduzir despesas
A redução de despesas é uma boa estratégia para melhorar a lucratividade de qualquer negócio. Isso envolve a análise crítica de todas as despesas da empresa, identificando áreas onde os gastos podem ser reduzidos sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.
O fluxo de caixa pode ser utilizada para essa tarefa. Como todas as despesas foram lançadas nela, você terá uma visão clara de onde o dinheiro está sendo gasto. Isso inclui despesas operacionais, custos de produção, despesas administrativas, custos de marketing e outras despesas associadas ao funcionamento do seu negócio.
7. Prepara-se para imprevistos
Imprevistos são inevitáveis. Seja uma crise econômica, um desastre natural, ou até mesmo um erro de cálculo nas finanças da empresa, essas situações podem ter um impacto significativo no seu fluxo de caixa. Preparar-se para esses cenários é um passo crucial na organização das finanças de um negócio.
Um dos aspectos fundamentais dessa preparação é a provisão de verbas. Ao separar uma quantia específica do orçamento para cobrir possíveis despesas inesperadas, você pode criar uma espécie de “colchão de segurança” financeiro. Isso poderá ser particularmente útil em situações onde ocorram gastos inesperados com verbas trabalhistas, por exemplo, no caso de uma demissão ou afastamento de um funcionário.
8. Conheça os regimes de tributação
Diferentes regimes tributários podem ter impactos significativos sobre a carga fiscal da empresa. Algumas modalidades podem oferecer vantagens tributárias para pequenas e médias empresas. Estude com atenção o Simples Nacional, o Lucro Presumido ou Lucro Real.
Conhecer sobre a carga tributária sobre seus produtos também pode lhe trazer grandes benefícios. Um exemplo clássico é o caso do bombom Sonho de Valsa, que alterou a embalagem e teve redução do seu IPI de 5% para 0%. Nesse caso, a empresa por meio de um planejamento lícito encontrou uma forma menos onerosa de pagar seus tributos.
9. Faça a gestão eficiente de seu estoque
Gerenciar o estoque de um negócio é uma tarefa complexa, porém necessária para atender às necessidades dos clientes, internos ou externos.
Implemente metodologias como a Just in Time (JIT). Esse sistema, inicialmente desenvolvido pela Toyota, envolve a compra e a produção de itens exatamente quando são necessários. Isso reduz os custos de armazenamento e minimiza o risco de obsolescência do estoque. Aplicar o ponto de pedido pode te auxiliar a implementar essa metodologia. Para acelerar seus resultados, faça a priorização correta. Para isso, utilize a Curva ABC. Ela se baseia na ideia de uma pequena parte dos seus produtos (Classe A) geralmente representa a maior parte do valor do seu estoque. O restante é dividido entre produtos de valor médio (Classe B) e baixo valor (Classe C).
Por fim, o controle de estoque é responsável por sistematizar e garantir que a empresa tenha a quantidade adequada de produtos ou matérias-primas em mãos, evitando os problemas já citados no parágrafo anterior. Para administrá-lo de maneira eficiente, uma planilha de estoque pode ser uma ferramenta simples porém extremamente valiosa para a empresa.
10. Estabeleça processos de cobrança
Crie uma rotina e fluxo de atividades de cobrança e utilize ferramentas para te auxiliar na gestão do assunto. Sugerimos utilizar ferramentas/aplicativos simples e objetivos para te ajudar no controle. Gostamos do Trello, Clickup e principalmente do Notion.
Cuide da implementação de modo que a abordagem seja respeitosa e profissional na hora de lidar com os clientes, pois reflete a imagem da marca. Cada interação é uma oportunidade de fortalecer a relação com o cliente e construir a reputação da empresa. Comunicação respeitosa e atenciosa não apenas satisfaz o cliente, mas também cria uma impressão positiva duradoura da marca, potencializando a fidelidade e o engajamento do cliente.
11. Precifique corretamente seu produto ou serviço
O preço de venda do seu produto ou serviço deve ser capaz de cobrir todas as despesas envolvidas na sua produção e ainda proporcionar uma margem de lucro. Contudo, é importante lembrar que um preço muito alto pode afastar potenciais clientes, que podem optar por alternativas mais baratas oferecidas pelos concorrentes. Portanto, a estratégia de precificação deve levar em consideração não apenas os custos envolvidos na produção do bem ou serviço, mas também a percepção de valor do cliente e a competitividade do mercado.
Uma maneira eficiente de realizar a precificação é por meio de uma planilha. Com ela, é possível registrar todos os custos associados a cada produto ou serviço, e simular cenários ideais.
Para facilitar esse processo, criamos uma planilha de precificação disponível gratuitamente e que pode ajudá-lo a realizar essa tarefa de maneira eficaz. Ela foi projetada para ser intuitiva e fácil de usar, mesmo para aqueles que não possuem experiência anterior em gestão financeira.
12. Crie e monitore indicadores financeiros
Indicadores financeiros são importantes, pois proporcionam uma visão clara e objetiva sobre o desempenho financeiro do negócio, permitindo que os gestores tomem decisões mais informadas e estratégicas. Um exemplo importante de indicador financeiro é o capital de giro. Este refere-se aos recursos necessários para a empresa manter suas operações do dia a dia. O fluxo de caixa é outro indicador financeiro crucial que já comentamos anteriormente. Podemos também destacar a relevância da margem bruta. Ela mostra a porcentagem de cada real de vendas que resulta em lucro bruto. Uma margem bruta alta sugere que a empresa está gerando um bom retorno sobre suas vendas.
Adotar um perfil data-driven, ou orientado a dados, na gestão financeira significa tomar decisões baseadas em informações concretas e quantitativas, e não em intuições ou suposições. Dessa maneira, pode-se alcançar uma gestão financeira mais eficaz e bem-sucedida.
Conclusão
Organizar as finanças de um negócio é uma tarefa que exige dedicação, disciplina e conhecimento. As dicas que exploramos neste artigo são um bom ponto de partida, mas lembre-se de que cada negócio é único e pode exigir abordagens diferentes.
Antes de tudo, é preciso ter uma proposta de negócio clara. Saiba o que você quer oferecer, para quem e como. Este é o seu ponto de partida, a base sobre a qual toda a sua gestão financeira será construída.
Estudar a viabilidade do negócio também é crucial. Avalie o mercado, a concorrência, os custos de operação e os retornos financeiros. Este estudo proporcionará uma visão realista do que esperar e ajudará a evitar surpresas desagradáveis no futuro.
Conhecer o seu cliente é igualmente importante. Compreender as suas necessidades, preferências e comportamentos de compra permitirá que você ofereça produtos ou serviços que atendam às suas expectativas e, ao mesmo tempo, gerem receitas para o seu negócio.
Por fim, seja resiliente. Haverá desafios e contratempos, mas a resiliência permitirá que você os supere e continue em busca dos seus objetivos.
Perguntas Frequentes
As finanças de uma empresa são gerenciadas principalmente pelo departamento financeiro, sob a liderança do Diretor Financeiro ou CFO (Chief Financial Officer).
É necessário registrar todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) numa planilha de fluxo de caixa. Depois, categorize os gastos (fixos, variáveis, investimentos) e as receitas (vendas, serviços, outros rendimentos). Analise os dados periodicamente para identificar padrões, reduzir custos desnecessários e maximizar a lucratividade.
De maneira sucinta, mantenha um registro detalhado de todas as receitas e despesas. Crie um orçamento que alinhe com seus objetivos de negócio, separe as finanças pessoais das empresariais e mantenha uma reserva para imprevistos.