Iremos aprender, passo a passo, a como utilizar a formatação condicional e todas as suas ferramentas. Ela é bastante utilizada em relatórios e dashboards. Com ela é possível colocarmos em evidência células com dados fora do padrão, como por exemplo, o prejuízo na venda de um item, tudo de acordo com seu critério.
Neste tutorial, usaremos a planilha de Ponto de Pedido para aplicarmos o conceito, e no final, a planilha de exemplo estará disponível para download.

Utilizando a formatação condicional com números

Neste primeiro exemplo, vamos ver como utilizar a formatação condicional para realçar as células que estão com dia de estoque menores do que 10 dias. Primeiramente devemos selecionar os dados que utilizaremos a formatação: selecione então o intervalo de dados da coluna “Dias de estoque”:

Selecionando coluna

Acesse a guia Página Inicial >> Formatação condicional:

Adicionando Formação Condicional

Ao acessar a ferramenta, você terá várias de opções. Para este exemplo, utilizaremos o campo “É menor do que”:

Opção da Formatação Condicional

Após clicar, o Excel abrirá a tela de opções e colocaremos o valor dos 10 dias na caixa de texto e selecionaremos o campo “Formato Personalizado”, você também pode utilizar os formatos sugeridos pelo Excel:

Formatar menores que

Ao clicar em formato personalizado, será possível fazer a personalização de formato de número, fonte, borda e a que iremos utilizar, preenchimento:

Escolhendo o preenchimento
Na sua planilha, você pode personalizar do jeito que desejar.

Após clicar em OK, as células ficarão realçadas conforme a condição que colocamos:

Coluna com formatação condicional

Utilizando a formatação condicional em texto

Agora, neste exemplo colocaremos a formatação condicional na coluna de Alerta para que, toda a vez que o pedido se atrase, a célula fique vermelha. Selecione o intervalo que contém os alertas:

Escolhendo coluna de alerta

Agora selecionaremos a opção “É igual a: ”

Formatação é igual a

Na próxima tela, colocaremos “Pedido atrasado”. Com isso, a formatação condicional deixará em evidencia somente as células que estiverem com o campo descrito. Após isso, selecionaremos na direita o campo “Formato Personalizado”.

Opção É igual a

Abaixo selecionaremos o formato desejado e clicaremos em OK:

Opção de preenchimento

Pronto, a coluna alerta também ficou com a formatação condicional:

Coluna com formatação

Utilizando fórmulas

Neste exemplo, colocaremos a formatação condicional na coluna “Próximo Pedido”, para que, assim que faltar 10 dias ou menos para chegar a data de pedido, a célula fique com a cor laranja.
Agora, selecionaremos o intervalo do próximo pedido e no campo formatação condicional selecionaremos “Nova regra” e depois selecionaremos “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas”:

No campo “Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira” devemos colocar a seguinte fórmula: =H7<=(HOJE()+10)
Esta fórmula vai verificar se as datas que estão na coluna H estão a menos de 10 dias da data atual, que está representada pela fórmula “HOJE()”.
Obs.: Apesar de estar marcada como célula H7, a formatação condicional será testada em sua respectiva célula, porém, se você desejar que a formatação condicional use somente uma célula para testar a condição, você deve utilizar o $ para travar a fórmula, por exemplo: $H$7<=(HOJE()+10)
Após digitar a fórmula, você pode clicar em formatar e colocar o estilo conforme desejar, neste caso utilizei a cor laranja:

Formatação por fórmula

Pronto, abaixo os dados com a formatação por fórmula:

Coluna formatada

Outras ferramentas da formatação condicional

Você pode utilizar as formatações automáticas com base no valor das células, com isso, selecione as células que deseja colocar a formatação condicional e selecione uma das três opções: Barras de dados, escalas de cor e conjunto de ícones, a seguir, um exemplo utilizando a barra de dados na coluna de estoque atual:

Aplicando formatação com barras

Gerenciando regras

Se você deseja encontrar as regra que estão em uso, você pode selecionar o intervalo de dados desejado e ir em gerenciar regras, ou, se não souber o intervalo, você pode ir direto no gerenciar regras, conforme exemplo:

Gerenciando regras

No campo “Mostrar regras de formatação para:” você pode escolher a opção de seleção atual ou de toda a planilha:

Tela das regras

Nesta tela você pode acrescentar mais regras, editar regras existentes ou apagar as regras. Se você utilizar mais de uma regra na mesma célula, é possivel você mover a regra que deverá ser testada primeiro utilizando as setas que ficam na parte superior da planilha ao lado do botão de excluir regras.
E se desejar que o Excel pare de executar outras regras se uma regra já atingir a condição desejada, você deve marcar a caixa de opção no lado direito do intervalo: “Parar se Verdadeiro”

Conclusão

Há inúmeras possibilidades com a formatação condicional que você já consegue desenvolver a partir deste tutorial. Essa ferramenta claramente nos auxilia na gestão dos dados / painéis, direcionando nossa atenção para pontos importantes.

Faça o download da planilha!

Planilha Formatação Condicional

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