Controle de Mensalidade no Google Sheets com Sistema de Alerta

Controlar exames recorrentes de alunos, como avaliações físicas em academias ou provas periódicas em cursos, costuma depender da memória de alguém. Quando o aluno passa do prazo, ninguém percebe a tempo. Neste projeto eu mostro como transformar uma planilha de controle de mensalidade no Google Sheets em um sistema de alerta que avisa sozinho quando o exame de cada aluno vence.

O que você vai construir

• Uma aba dedicada aos exames, reaproveitando a estrutura da aba de alunos.
• Um período padrão em dias que define de quanto em quanto tempo o aluno precisa refazer o exame.
• Fórmulas que buscam a data do último exame e calculam se o prazo já estourou.
• Um alerta visual com formatação condicional para identificar quem está pendente.

Criando a aba de exames

A base é uma planilha de controle de mensalidade que já tem a aba de alunos, com nome, turma e data de matrícula. Como os exames são por aluno, o caminho mais rápido é duplicar essa aba e renomeá-la para Exames, mudando a cor para identificar fácil. Nessa nova aba você mantém só três colunas: nome do aluno, turma e data do exame. O restante pode excluir, e a antiga data de matrícula vira data do exame.

Definindo o período do exame

Na aba de índice, crie uma célula com o período em dias para um novo exame. No exemplo usei 90 dias, ou seja, a cada três meses o aluno deveria refazer o exame. Esse número fica em um só lugar, então quando você quiser mudar a regra, muda só ali.

Para a fórmula ficar mais legível, vá em Dados e depois Intervalos nomeados e dê um nome a essa célula, como periodo_exame. Assim você usa o nome no lugar da referência da célula.

Buscando a data do último exame

Na aba de alunos, crie duas colunas novas: Data do Último Exame e Alerta de Exame. A primeira usa a função FILTER para trazer, da aba de exames, as datas daquele aluno. Como um mesmo aluno pode estar em mais de uma turma (natação e judô, por exemplo), o filtro precisa cruzar nome e turma ao mesmo tempo:

=FILTER(Exames[Data do Exame]; Exames[Nome]=A2; Exames[Turma]=B2)

Um aluno pode ter vários exames, e o que importa é o mais recente. Por isso envolva o FILTER em um MÁXIMO, que devolve a maior data, que é a mais nova. E como pode haver aluno sem nenhum exame, trate o erro com SEERRO retornando "sem resultado":

=SEERRO(MÁXIMO(FILTER(...)); "sem resultado")

Criando o alerta automático

Na coluna Alerta de Exame, a lógica é direta: se o aluno não tem exame, mostre "sem exame"; se a diferença entre hoje e a data do último exame for maior que o período definido, mostre "fazer exame"; caso contrário, "em dia". A função HOJE garante que o cálculo se atualiza todo dia sozinho:

=SE(C2="sem resultado"; "sem exame"; SE(HOJE()-C2 > periodo_exame; "fazer exame"; "em dia"))

Deixando o alerta visível

Para não depender de ler célula a célula, aplique uma formatação condicional na coluna de alerta: quando o valor for igual a "fazer exame", pinte a célula de laranja com a letra branca. Agora, sempre que um aluno passa do prazo, ele salta aos olhos na planilha, sem você precisar filtrar nada.

O resultado no dia a dia

Com esse sistema, o controle de exames deixa de ser manual. A planilha calcula sozinha quem está em dia e quem precisa refazer o exame, e o alerta visual avisa na hora. É a mesma planilha que controla as mensalidades, agora com uma camada de monitoramento passivo que trabalha por você. Se quiser a planilha completa já pronta, com mensalidades e o sistema de exames, o material está disponível abaixo.