Controle de Mensalidade no Google Sheets com Sistema de Alerta

Para controlar exames recorrentes de alunos no Google Sheets, você transforma sua planilha de controle de mensalidade em um sistema de alerta: fórmulas com FILTER e HOJE mais formatação condicional que avisam sozinhas quando o exame de cada aluno vence. Isso resolve o problema clássico de academias e cursos, onde a avaliação física ou a prova periódica passa do prazo porque dependia da memória de alguém. Neste projeto eu mostro o passo a passo para montar esse monitoramento automático em cima da planilha que você já usa para as mensalidades.

O que você vai construir

• Uma aba dedicada aos exames, reaproveitando a estrutura da aba de alunos.
• Um período padrão em dias que define de quanto em quanto tempo o aluno precisa refazer o exame.
• Fórmulas que buscam a data do último exame e calculam se o prazo já estourou.
• Um alerta visual com formatação condicional para identificar quem está pendente.

Criando a aba de exames

A base é uma planilha de controle de mensalidade que já tem a aba de alunos, com nome, turma e data de matrícula. Como os exames são por aluno, o caminho mais rápido é duplicar essa aba e renomeá-la para Exames, mudando a cor para identificar fácil. Nessa nova aba você mantém só três colunas: nome do aluno, turma e data do exame. O restante pode excluir, e a antiga data de matrícula vira data do exame.

Como definir o prazo entre um exame e outro

Na aba de índice, crie uma célula com o período em dias para um novo exame. No exemplo usei 90 dias, ou seja, a cada três meses o aluno deveria refazer o exame. Esse número fica em um só lugar, então quando você quiser mudar a regra, muda só ali.

Para a fórmula ficar mais legível, vá em Dados e depois Intervalos nomeados e dê um nome a essa célula, como periodo_exame. Assim você usa o nome no lugar da referência da célula.

Como buscar a data do último exame de cada aluno

Na aba de alunos, crie duas colunas novas: Data do Último Exame e Alerta de Exame. A primeira usa a função FILTER para trazer, da aba de exames, as datas daquele aluno. Como um mesmo aluno pode estar em mais de uma turma (natação e judô, por exemplo), o filtro precisa cruzar nome e turma ao mesmo tempo:

=FILTER(Exames[Data do Exame]; Exames[Nome]=A2; Exames[Turma]=B2)

Um aluno pode ter vários exames, e o que importa é o mais recente. Por isso envolva o FILTER em um MÁXIMO, que devolve a maior data, que é a mais nova. E como pode haver aluno sem nenhum exame, trate o erro com SEERRO retornando "sem resultado":

=SEERRO(MÁXIMO(FILTER(...)); "sem resultado")

Como criar o alerta que avisa o exame vencido

Na coluna Alerta de Exame, a lógica é direta: se o aluno não tem exame, mostre "sem exame"; se a diferença entre hoje e a data do último exame for maior que o período definido, mostre "fazer exame"; caso contrário, "em dia". A função HOJE garante que o cálculo se atualiza todo dia sozinho:

=SE(C2="sem resultado"; "sem exame"; SE(HOJE()-C2 > periodo_exame; "fazer exame"; "em dia"))

Deixando o alerta visível

Para não depender de ler célula a célula, aplique uma formatação condicional na coluna de alerta: quando o valor for igual a "fazer exame", pinte a célula de laranja com a letra branca. Agora, sempre que um aluno passa do prazo, ele salta aos olhos na planilha, sem você precisar filtrar nada.

O resultado no dia a dia

Com esse sistema, o controle de exames deixa de ser manual. A planilha calcula sozinha quem está em dia e quem precisa refazer o exame, e o alerta visual avisa na hora. É a mesma planilha que controla as mensalidades, agora com uma camada de monitoramento passivo que trabalha por você. Esse alerta é só uma das camadas que dá para plugar nessa planilha: dá também para avisar automaticamente quando uma turma lota ou gerar um PDF dos pagamentos.

Perguntas frequentes

Qual fórmula avisa quando o exame do aluno está vencido?

Use a função SE combinada com HOJE, comparando os dias passados desde o último exame com o período definido: =SE(C2="sem resultado"; "sem exame"; SE(HOJE()-C2 > periodo_exame; "fazer exame"; "em dia")). Como HOJE recalcula todo dia, o alerta se atualiza sozinho sem você mexer na planilha.

Como buscar a data do último exame de cada aluno?

Combine FILTER, MÁXIMO e SEERRO: o FILTER traz as datas de exame daquele aluno, o MÁXIMO devolve a mais recente e o SEERRO retorna "sem resultado" quando o aluno ainda não tem nenhum exame lançado.

Por que o filtro cruza nome e turma ao mesmo tempo?

Porque na planilha um mesmo aluno pode estar em mais de uma modalidade, como natação e judô. Filtrar só pelo nome misturaria os exames das duas turmas, então o FILTER precisa bater nome e turma juntos para pegar o exame certo.

Dá para mudar o prazo do exame sem editar as fórmulas?

Sim. O período em dias fica em uma única célula na aba de índice, transformada em intervalo nomeado (periodo_exame). Para valer 60, 90 ou 180 dias você muda só esse número e todos os alertas se ajustam.

Isso funciona no Excel ou só no Google Sheets?

Este sistema foi montado no Google Sheets, usando recursos como intervalos nomeados e FILTER. Se você prefere fazer no Excel, veja a versão em Excel do controle de mensalidade.

Se quiser a planilha completa já pronta, com mensalidades e o sistema de exames, o material está disponível abaixo.