Aviso Automático de Turma Lotada por E-mail no Google Sheets

Quem já gerenciou turmas em escola, academia ou curso sabe como é complicado controlar matrículas só com lista manual. A turma lota, alguém esquece de avisar e a equipe perde tempo contatando aluno sobre vaga que já acabou. Neste projeto eu mostro como montar um aviso automático por e-mail no Google Sheets que dispara sozinho quando a turma atinge a capacidade.

O problema do controle manual

Controlar matrícula na mão abre espaço para vários erros: turma superlotada, falha de organização e trabalho repetido da equipe. Sem um aviso automático, alguém precisa ficar conferindo a planilha o tempo todo para saber quando uma turma encheu, e quase sempre a informação chega tarde.

Como a planilha identifica que a turma lotou?

A solução parte da planilha de controle de mensalidade, na aba de turmas. Uma coluna guarda a capacidade de cada turma, outra conta quantos alunos já estão matriculados e uma coluna de status exibe Lotada quando o limite é atingido.

O detalhe esperto é que o aviso só dispara quando a turma realmente enche com matrículas de verdade. Uma turma marcada como lotada mas sem nenhum aluno (vaga fechada de propósito) não gera e-mail.

Como instalar a automação passo a passo

A parte automática usa o Google Apps Script, e não exige ser programador para colocar de pé:

1. Na planilha, abra o menu Extensões e clique em Apps Script.
2. Apague qualquer função que já esteja na janela do editor.
3. Cole o código fornecido no material da planilha.
4. Edite a linha do e-mail e coloque o endereço que vai receber o aviso.
5. Salve e feche a janela do Apps Script.
6. Recarregue a planilha. Um novo item aparece no menu de turmas.
7. Clique nesse item para disparar a verificação e enviar o e-mail na hora.

Envio manual ou agendado: qual usar?

O aviso funciona em dois níveis. No modo manual, você clica no item do menu de turmas e envia a notificação na hora. No modo agendado, um gatilho baseado em tempo dispara o aviso todos os dias em um horário definido, por exemplo às 6 da manhã, sem ninguém precisar abrir a planilha.

Como agendar o envio automático diário

1. Volte em Extensões, Apps Script e abra os Acionadores (ícone de relógio).
2. Clique em Adicionar acionador.
3. Escolha a função que faz a varredura e dispara o e-mail.
4. Selecione a origem do evento como baseado no tempo.
5. Escolha o temporizador diário e defina o horário desejado.
6. Salve. A verificação passa a rodar sozinha todos os dias.

O que muda na rotina com o aviso automático?

Com isso, acaba a conferência manual cansativa, a equipe evita o esquecimento administrativo e reduz a carga de trabalho, mantendo a organização em tempo real por um monitoramento passivo. Se quiser explorar mais automações no Google Sheets com o mesmo Apps Script, veja como gerar um PDF dos pagamentos da planilha ou registrar cada pagamento automaticamente. Assista ao vídeo e veja como montar o seu aviso automático.

Perguntas frequentes

Precisa saber programar para usar o Apps Script?

Não. Você abre Extensões, depois Apps Script, cola o código pronto, troca o e-mail de destino na linha indicada, salva e recarrega a planilha. Não é preciso escrever código do zero.

A turma marcada como lotada, mas sem nenhum aluno, envia e-mail?

Não. O aviso só dispara quando a turma tem capacidade maior que zero e alunos realmente matriculados. Turmas fechadas de propósito, com status lotada e zero aluno, são ignoradas.

Dá para enviar o aviso na hora, sem esperar o horário agendado?

Sim. Há um item no menu de turmas que força o envio manualmente a qualquer momento, além do disparo automático agendado.

Como funciona o disparo automático?

Um gatilho baseado em tempo executa a verificação todos os dias em um horário definido, por exemplo às 6 da manhã, e envia o e-mail sozinho, sem ninguém abrir a planilha.

Qual planilha é usada nesse projeto?

O aviso roda sobre a planilha de Controle de Mensalidade, na aba de turmas, que já calcula capacidade, matriculados e status de lotação.