Aviso Automático de Turma Lotada

Administrar turmas pode ser um verdadeiro desafio, principalmente quando o número de alunos varia e você precisa acompanhar de perto cada matrícula. O problema é que, em meio a tantas tarefas, nem sempre é fácil perceber quando uma turma atingiu sua capacidade máxima. E se você pudesse ser avisado automaticamente, por e-mail, sempre que isso acontecesse? É exatamente isso que vamos explorar neste artigo.

Por que automatizar o controle de turmas

O problema da gestão manual

Se você já gerenciou turmas em escolas, academias ou cursos, sabe bem como é complicado controlar matrículas apenas com listas manuais ou verificações esporádicas. Basta um descuido para uma turma ultrapassar o limite de vagas, gerando desconforto para alunos, falta de estrutura ou até mesmo prejuízos financeiros.

É como tentar controlar a entrada de pessoas em uma festa sem ninguém na porta: inevitavelmente, vai passar mais gente do que deveria.

Os riscos de não monitorar vagas em tempo real

Quando esse monitoramento não acontece de forma ágil, os riscos aumentam:

• Superlotação de turmas → A qualidade do ensino ou serviço prestado cai.
• Falta de organização → O gestor só descobre o problema quando já é tarde.
• Retrabalho da equipe → Secretária ou administrador precisam ligar para avisar sobre restrições.

Automatizar esse processo é como ter um porteiro digital 24 horas, que nunca se distrai e sempre te avisa quando a sala está cheia.

---

Como funciona a automação no Google Sheets

A lógica da planilha de Controle de Mensalidade

A base de tudo está na planilha. Ela já tem um sistema simples para identificar a situação de cada turma:

• Capacidade da turma (coluna B) → Quantos alunos no máximo aquela turma pode receber.
• Alunos matriculados (coluna F) → Número real de alunos já inscritos.
• Status (coluna E) → Verifica se a turma ainda tem vagas ou já está “Lotada”.

Essa lógica é automática: sempre que alguém é matriculado, a planilha compara os dados e atualiza o status.

Um detalhe interessante: também é possível marcar uma turma como “Lotada” mesmo sem alunos. Isso é útil para turmas que ainda não foram abertas, mas que o dono da empresa deseja manter bloqueadas. Nesse caso, o sistema não dispara o e-mail, pois entende que não há matrículas reais — apenas uma turma reservada.

O código no Apps Script

Para transformar essa análise em uma notificação por e-mail, usamos o Google Apps Script. Esse recurso permite adicionar automações diretamente no Google Sheets, sem precisar de programas externos.

O processo é simples:

1. Acesse Extensões > App Script dentro da planilha.
2. Apague qualquer código inicial que aparecer.
3. Cole o script fornecido
4. Edite a linha indicada para colocar o seu e-mail de destino.
5. Salve e recarregue a planilha.

Código:

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("Turmas") // Nome do menu na barra
    .addItem("Enviar", "verificarTurmas")
    .addToUi();
}

function verificarTurmas() {
  const emailDestino = "seu@email.com";
  const aba = "Turmas";

  const planilha = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = planilha.getSheetByName(aba);

  const dados = sheet.getDataRange().getValues(); 

  for (let i = 1; i < dados.length; i++) {
    const nomeTurma = dados[i][0];       // Coluna A
    const alunos = dados[i][5];          // Coluna F
    const status = dados[i][4];          // Coluna E

    if (status.toString().toLowerCase() === "lotada" && typeof alunos === "number" && alunos > 0) {
      const assunto = `🔔 Alerta: Turma lotada`;
      const mensagem = `A turma "${nomeTurma}" está lotada.\nQuantidade de alunos: ${alunos}`;
      MailApp.sendEmail(emailDestino, assunto, mensagem);
    }
  }
}

Depois disso, um novo item aparece no menu da aba de turmas. A partir dali, você já pode testar o envio manual da notificação.

Esse e-mail traz informações claras: qual turma atingiu o limite, quantos alunos estão matriculados e em que momento isso aconteceu.

---

De manual a totalmente automático

Envio manual pelo menu da planilha

O primeiro nível de automação já resolve muita coisa. Basta clicar no botão adicionado ao menu da planilha e o e-mail é disparado imediatamente. Isso elimina a necessidade de alguém ficar revisando turma por turma.

Funciona como um “atalho inteligente”: em vez de perder tempo consultando dados, você clica e já recebe um relatório na caixa de entrada.

Agendamento automático diário pelo acionador de tempo

Mas podemos ir além. O Google Sheets permite criar acionadores de tempo no App Script. Isso significa que a própria planilha faz a verificação em horários definidos — por exemplo, todos os dias às 6h da manhã.

O passo a passo é simples:

1. Volte ao App Script.
2. Clique no ícone do relógio (acionadores).
3. Adicione um novo acionador.
4. Selecione a função responsável por disparar os e-mails.
5. Configure como “Baseado no tempo”.
6. Escolha a frequência (diária, semanal, etc.).
7. Salve.

Pronto: a partir daí, mesmo sem abrir a planilha, o sistema dispara os e-mails diariamente, mantendo você informado sem esforço.

---

Conclusão

Automatizar o controle de turmas com a planilha de Controle de Mensalidade é uma forma prática de ganhar tempo, evitar erros e manter a organização em dia. Com alguns minutos de configuração, você garante que será avisado sempre que uma turma atingir a capacidade máxima, sem depender de checagens manuais.

Essa melhoria é um exemplo de como pequenas automações podem transformar a gestão, trazendo mais eficiência e tranquilidade no dia a dia.

---

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Posso personalizar o conteúdo do e-mail enviado?
Sim. No código do App Script é possível alterar o texto e até adicionar mais informações relevantes da turma.

2. Preciso de conhecimentos avançados de programação para aplicar essa automação?
Não. O código já vem pronto. Você só precisa colar no App Script e trocar o e-mail de destino.

3. Dá para receber notificações em mais de um e-mail?
Sim. Basta adicionar outros endereços no código, separados por vírgulas.