Gerenciar mensalidades pode se tornar uma tarefa cansativa quando tudo é feito manualmente. Conferir pagamentos, atualizar planilhas e lançar dados um por um toma tempo e aumenta o risco de erros. Mas e se cada pagamento feito online fosse automaticamente registrado na sua planilha de controle, sem que você precisasse digitar nada? Pois é exatamente isso que a automação com webhooks e a ferramenta Make permite fazer.
Planilha Utilizada
Nesse artigo, utilizamos a Planilha de Controle de Mensalidade, versão Google Sheets para mostrar como automatizar o lançamento de pagamentos online diretamente na aba de pagamentos. Essa automação não está na versão vendida, sendo uma melhoria desenvolvida apenas para este exemplo que você poderá implementar.
Por que automatizar o controle de mensalidades?
Antes de partir para o passo a passo, é importante entender por que essa automação pode mudar totalmente a forma como você gerencia seus alunos, clientes ou assinantes.
O problema do registro manual
Quem já trabalhou com planilhas de mensalidades sabe como é: todo mês surgem dezenas de registros para atualizar. O aluno paga, você precisa conferir o valor, verificar a forma de pagamento, anotar o mês correspondente e lançar na aba de pagamentos. Parece simples, mas basta alguns dias sem atualizar que tudo vira uma bagunça.
Além disso, erros são comuns. Um dígito errado no CPF ou um pagamento lançado no mês errado pode comprometer relatórios e até causar problemas com clientes.
Benefícios diretos da automação
Ao automatizar esse processo, você elimina boa parte desses problemas. Veja os ganhos imediatos:
- Agilidade: os dados chegam na planilha em tempo real.
- Precisão: informações vêm direto da plataforma de pagamento, sem chance de digitação errada.
- Organização: cada pagamento já é vinculado ao aluno certo.
- Escalabilidade: não importa se são 10 ou 100 pagamentos por dia, tudo é registrado sem esforço.
Em outras palavras, você deixa de ser escravo da planilha e passa a usar o tempo para tarefas mais estratégicas.
O que você precisa para configurar a automação
A automação funciona como uma ponte entre sua plataforma de pagamento e a planilha. Para replicar o que mostramos no vídeo, você vai precisar de três itens principais.
O papel dos webhooks na integração
Webhooks são como “avisos automáticos” que uma plataforma envia quando acontece um evento. Imagine que cada vez que alguém pague sua mensalidade, a plataforma grita: “Ei, pagamento aprovado!”. Esse grito é enviado para uma URL específica, e quem recebe pode fazer o que quiser com a informação.
É aqui que entra o Make. Ele capta o “aviso” e direciona os dados para onde você quiser — no nosso caso, para a planilha.
Ferramentas usadas no vídeo (Make, Postman e planilha)
- Google Sheets: usamos a nossa Planilha de Controle de Mensalidade, que já tem abas organizadas para Alunos e Pagamentos.
- Make: a plataforma que conecta o webhook à planilha.
- Postman: ferramenta usada para simular envios de dados, ideal para testar a automação antes de usar dados reais.
Além disso, você precisará de uma plataforma de pagamentos que suporte webhooks. No vídeo, foi usada a Yampi, mas isso também funciona com Stripe, Shopify, PagSeguro, entre outras.
Passo a passo para conectar pagamentos à planilha
Agora vamos ao que interessa: como a automação é configurada. O processo é simples, mas poderoso.
Localizando o aluno pelo CPF
- Criar o webhook no Make
- Dentro do Make, você cria um novo cenário e adiciona um módulo de webhook.
- O sistema gera uma URL única, que será usada na sua plataforma de pagamento.
- Configurar na plataforma de pagamento
- No painel da sua plataforma, você indica que sempre que um pagamento for aprovado, os dados devem ser enviados para a URL do webhook.
- Testar o recebimento
- Com o Postman, você pode enviar manualmente informações de teste, como nome e CPF.
- O Make recebe esses dados e mostra em tempo real que a conexão está funcionando.
- Buscar o aluno na planilha
- Dentro do Make, adicionamos um módulo de Google Sheets e usamos a função Search Rows.
- Esse módulo procura na aba “Alunos” quem possui o mesmo CPF recebido pelo webhook.
- Como o CPF é único, o sistema encontra exatamente o aluno certo.
Pronto: já temos a identificação de quem fez o pagamento.
Registrando automaticamente o pagamento
Agora é hora de lançar o pagamento na aba certa.
- Adicionar uma nova linha na aba Pagamentos
- Ainda no Make, inserimos um módulo Add Row para a aba “Pagamentos”.
- Preenchemos automaticamente os campos com as informações:
- Nome do aluno → vem da linha encontrada pelo CPF.
- Turma → também puxada da aba Alunos.
- Valor → informado pela plataforma de pagamento.
- Forma de pagamento e mês de referência → podem vir do webhook ou ser configurados.
- Testar o fluxo
- Ao simular um novo pagamento no Postman, vemos que a planilha recebe instantaneamente o registro.
- Nome, turma, forma de pagamento, mês e valor são preenchidos automaticamente, como se alguém tivesse digitado por você.
Essa é a mágica da automação: em segundos, sua planilha está atualizada sem nenhum clique manual.
Expandindo a automação para mais resultados
O fluxo básico já resolve muito, mas podemos ir além. O segredo é aproveitar ao máximo as informações que sua plataforma de pagamento envia.
Personalizando os dados recebidos
- Data e hora do pagamento: com um simples tratamento, você consegue extrair apenas o mês, garantindo que o pagamento caia na coluna correta.
- Forma de pagamento: Pix, cartão ou boleto podem ser registrados automaticamente.
- Identificação do pedido: útil para conferências ou auditorias futuras.
Com esses dados adicionais, seus relatórios ficam ainda mais completos e confiáveis.
Outras automatizações possíveis com a mesma lógica
A mesma estrutura de webhook + Make pode ser usada para várias outras automações, como:
- Enviar recibos automáticos por e-mail após cada pagamento.
- Notificar o aluno no WhatsApp quando o pagamento for confirmado.
- Atualizar dashboards ou relatórios em tempo real.
- Criar alertas para pagamentos atrasados.
Em resumo: a automação é um ponto de partida. Depois que você entende a lógica, pode multiplicar os usos e deixar sua gestão muito mais inteligente.
Conclusão
A automação do Controle de Mensalidade transforma uma tarefa repetitiva em um processo ágil e seguro. Com a integração entre webhooks, Make e Google Sheets, cada pagamento online se torna uma linha preenchida automaticamente na planilha.
Menos tempo gasto digitando, menos risco de erro e muito mais controle sobre sua gestão. A boa notícia? Você pode começar com passos simples e ir expandindo conforme a necessidade.
Perguntas Frequentes (FAQs)
1. Posso usar outra plataforma de automação além do Make?
Sim. O Make é uma das opções mais intuitivas, mas plataformas como Zapier ou n8n também permitem integrar webhooks a planilhas do Google.
2. É seguro usar webhooks para registrar pagamentos?
Totalmente. O segredo é nunca compartilhar sua URL de webhook com terceiros e sempre manter o controle de quem tem acesso. As plataformas de pagamento enviam os dados de forma criptografada.
3. Preciso de conhecimento avançado em programação para aplicar essa automação?
Não. O processo é visual e baseado em módulos de arrastar e soltar. Basta seguir o passo a passo, e em poucos minutos você terá sua automação funcionando.
