Para evitar ter estoques grandes e nunca deixar acontecer uma falta de material, você deve implementar um cálculo chamado Ponto de Pedido.

Mas o que é Ponto de Pedido?

O ponto de pedido (RoP – Reorder Point em inglês) é o momento no qual a empresa deve fazer um novo pedido de compra de material ao fornecedor. Este cálculo é muito importante para o comprador evitar ruptura no estoque e saber qual a data máxima para fazer um novo pedido. Com isso, se você não tiver um sistema próprio para gestão do ponto de pedido, é importante ter essas informações em uma fonte de dados confiável.

Animação sobre Ponto de Pedido (Fonte: zoho.com)

Como calcular o ponto de pedido?

Este cálculo utiliza os fatores de estoque atual, tempo de fabricação e frete. Com essas informações, é possível ter com precisão a próxima data de compra dos materiais:
Próximo Pedido = Dias de estoque – (Tempo de fabricação + Tempo de frete)

Exemplo:
Hoje temos 500 peças do item A em estoque e o mesmo tem uma saída diária de 50 itens, com isso é possível calcularmos os dias de estoque: Dias de estoque = 500 / 50 = 10 dias de estoque.
O tempo de fabricação é de 2 dias e de frete são 3 dias.
Reunindo essas informações, podemos fazer o cálculo: Próximo Pedido = 10 – (2 + 3) = 5
Resultado: Nós temos 5 dias a partir da data de hoje para fazer um pedido do Item A.

Agora vamos criar essa lógica no Excel!

01. Você deve criar uma coluna para identificar o material (código ou descrição) e algumas colunas contendo informação de estoque, média de consumo, tempo de fabricação e tempo de frete. Lembrando que nós disponibilizamos a planilha gratuitamente no final desse tutorial!

02. Alimente a planilha com os dados manuais.

Colunas de descrição e estoque atual: As colunas devem ser preenchidas de acordo com os materiais que serão usados, assim como o seu estoque atual.
Média de consumo diário: Deve ser preenchida com o consumo diário dos itens, se você tiver somente a informação do consumo mensal, você pode dividir o valor do consumo mensal pela quantidade de dias úteis no mês, por exemplo: No mês de junho, o material 1 teve 4.004 peças consumidas, e o mês de junho teve 22 dias úteis, fazemos a seguinte conta: 4.004 / 22 = 182 peças consumidas diariamente.
Tempo de fabricação: Quantidade de dias necessários para fabricação do item.
Tempo de frete: Quantidade de dias necessário para a entrega do material.
Feriados: Nesta coluna, colocaremos os feriados do ano, no exemplo, utilizamos somente um feriado.

03. Preencher os campos com as fórmulas.

Data atual: Devemos preencher a célula C3 com a formula =HOJE(), com ela, a data atual é sempre atualizada automaticamente.

Dias de estoque: Na célula E7 colocaremos a fórmula =C7/D7, assim estaremos dividindo o estoque atual pelo consumo diário e teremos então os dias de estoque. Após o preenchimento podemos copiar a formula nas linhas debaixo.

Próximo pedido: Na célula H7 colocaremos a fórmula =DIATRABALHO.INTL($C$3;(E7-(F7+G7));1;$K$7:$K$9), com esta formula é possível sabermos a data do próximo pedido sem contar finais de semana ou feriados. Ela necessita de três argumentos, mas utilizaremos os quatro.
$C$3 é a data inicial, utilizaremos a data atual, o “$” serve para travar formula somente nesta célula ou intervalo.
(E7-(F7+G7)) é a equação que possibilitará sabermos em quantos dias após a data atual teremos que fazer o próximo pedido.
1 é o número do argumento do fim de semana, número 1 significa que é sábado e domingo.
$K$7:$K$9 é o intervalo que contém as datas de feriado.
Após o preenchimento da célula, podemos copiar a fórmula para as células debaixo.

Extra!

Para facilitar a gestão, criamos uma coluna que irá funcionar como alerta:

Pedido atrasado: Pedido de compra que já deveria ter acontecido
Pedido Urgente: Pedido de compra que deve ser inserido nessa semana
Próxima Semana: Pedido de compra que deve ser criado na próxima semana
Sem valor: Pedido de compra que deve ser criado daqui a 2 semanas ou mais

Na célula I7 colocaremos a fórmula =SE(H7<$C$3;”Pedido atrasado”;SE(NÚMSEMANA(H7)<=NÚMSEMANA($C$3);”Pedido urgente”;SE(NÚMSEMANA(H7)-NÚMSEMANA($C$3)=1;”Próxima semana”;“-“))), com ela daremos o toque final na planilha: o alerta será responsável por nos informar a situação dos pedidos, ficando bem mais fácil de identificar uma urgência.
SE(H7<$C$3;”Pedido atrasado” esta parte da fórmula é responsável por comparar o próximo pedido com a data atual, se a data do próximo pedido for menor do que a data atual, significa que o pedido já está atrasado.
SE(NÚMSEMANA(H7)<=NÚMSEMANA($C$3);”Pedido urgente” esta parte também compara o pedido com a data atual, porém, a fórmula NÚMSEMANA converte a data em número de semana, sendo possível saber se a semana do pedido é a semana que estamos.
SE(NÚMSEMANA(H7)-NÚMSEMANA($C$3)=1;”Próxima semana” esta parte verifica se a semana de pedido já é a próxima.
“-“ por último, se nenhuma das condições acima forem verdadeiras, significa que ainda há mais de uma semana para fazer o pedido, então a fórmula retornará o “-“.

Dica!

Faço sempre o planejamento para que seu pedido chegue com 1 ou 2 dias de antecedência, pois podem acontecer imprevistos. Para isso, crie uma nova coluna (chamada por exemplo, “tempo de segurança”) e inclua nas suas contas onde somou o tempo de fabricação e tempo de frete.

Conclusão

Após seguir todos os passos, você já possui um grande aliado no controle de estoque. Já é possível controlar totalmente o estoque e por estar em uma base em Excel, é possível adicionar filtros e fazer análises mais detalhadas conforme sua necessidade.
Você também pode unir as colunas de tempo de fabricação e tempo de frete em casos em que não é necessária fabricação de material, ou quando o frete já é embutido no tempo de fabricação.
Utilize a coluna de Alerta para facilitar a gestão dos materiais, principalmente se sua planilha conter muitas linhas (muitos materiais).

Quer fazer o download dessa planilha de ponto de pedido? É gratuito!

Planilha Ponto de Pedido

Fazer Download (baixado 185 vezes)