Quando o assunto é reunião com a alta gestão, ninguém tem paciência para navegar em linhas e colunas infinitas de uma tabela. O que os executivos querem ver é a clareza: onde estão os problemas, quais as prioridades e se o time está conseguindo entregar o que foi planejado. Foi exatamente com esse desafio que um gerente nos procurou — ele precisava transformar sua tabela em um dashboard visual e estratégico para apresentações. O resultado foi um painel dinâmico em Excel que mudou a forma como ele conduzia reuniões e tomava decisões.
Planilha Customizada
Se você também precisa de um dashboard ou planilha que organize seus dados de forma visual e prática, pode solicitar uma solução feita sob medida. Basta acessar:
Por que um dashboard é melhor que uma tabela tradicional
Quem já participou de uma reunião guiada apenas por uma planilha cheia de dados sabe: é cansativo e pouco produtivo. As informações ficam “presas” em células, e a equipe precisa ficar filtrando e navegando de um lado para o outro. Durante a reunião, ele abria a planilha, aplicava filtros e seguia bloco por bloco, o que deixava o processo moroso e desgastante.
Agora, imagine a cena: em vez de navegar linha a linha, você mostra para a diretoria gráficos visuais, com cores que indicam se algo está atrasado, concluído ou em andamento. Muito mais direto, certo? É justamente esse impacto que um dashboard traz. Para cargos de alto nível, isso é essencial. Afinal, quanto mais clara a mensagem, mais rápido chegam as decisões.
Como o dashboard foi estruturado
A grande sacada foi separar os diferentes tipos de informações em blocos lógicos. O painel criado tinha duas frentes principais:
Separação entre tarefas rotineiras e planos de ação críticos
Na tabela original, estavam misturadas tanto as ações do dia a dia (como follow-ups semanais) quanto planos de ação realmente estratégicos. Essa mistura dificultava a visualização das prioridades. A solução foi dividir:
- Weekly Calls: espaço para ações rotineiras que precisavam ser acompanhadas semanalmente.
- Planos de ação principais: onde ficavam registradas as atividades críticas com prazos definidos e acompanhamento detalhado.
Essa divisão simples já trouxe um ganho enorme: cada tipo de ação passou a ter o peso certo na análise.
Filtros por fornecedor e período
Outro ponto-chave foi dar ao usuário liberdade para explorar os dados. O painel trouxe opções para filtrar:
- Por fornecedor: bastava selecionar na lista e automaticamente todos os gráficos se ajustavam.
- Por período: era possível visualizar os últimos 12 dias, 12 semanas ou meses fechados.
Esse recurso garantiu que o gerente pudesse mostrar tanto uma visão mais detalhada (curto prazo) quanto uma análise mais ampla (médio e longo prazo).
Principais indicadores do painel
O dashboard foi construído para responder às perguntas que realmente importam em uma reunião de gestão.
Gráfico de status das ações (atrasadas, abertas, concluídas)
No centro do painel, um gráfico de barras mostrava:
- Vermelho: ações em atraso (aquelas que já passaram do prazo).
- Azul: ações abertas, ainda dentro do prazo.
- Verde: ações concluídas.
Além disso, havia uma linha amarela indicando o backlog, ou seja, o acúmulo de tarefas não resolvidas ao longo do tempo. Esse detalhe fez toda a diferença, porque não bastava saber se algo estava em atraso; era importante entender se a área estava conseguindo reduzir o volume pendente.
Controle de backlog e acompanhamento de produtividade
O backlog funciona como um termômetro. Por exemplo: se em um mês foram criadas 21 tarefas e apenas 14 foram concluídas, o acúmulo subia para 7. Esse número ajuda a identificar se a equipe estava sobrecarregada e se seria necessário realocar esforços ou ajustar processos.
Ranking de fornecedores por status das ações
Na parte inferior do dashboard, três rankings mostravam quais fornecedores tinham:
- Fornecedores com mais ações em atraso.
- Fornecedores com mais ações em aberto.
- Fornecedores com mais ações concluídas.
Essa visão rápida ajudava a direcionar a conversa na reunião: em vez de discutir cada linha da tabela, o gestor já sabia onde estavam os maiores problemas e quais parceiros estavam entregando melhor.
Classificação por assuntos/categorias com previsão de resolução
Outro detalhe importante foi a divisão por assuntos (categorias). À medida que novas ações eram registradas na planilha, bastava classificá-las, e o dashboard automaticamente organizava os dados. A grande sacada? O painel mostrava a data mais recente prevista para resolução de cada assunto, o que dava uma visão clara de quando cada frente de trabalho seria finalizada.
Benefícios práticos para gestores
O impacto desse dashboard foi imediato.
Tomada de decisão mais rápida e embasada
Com os gráficos, os executivos não precisavam interpretar tabelas enormes. Em segundos, sabiam onde estavam os gargalos, o que estava atrasado e quais áreas precisavam de reforço.
Melhora na produtividade das reuniões
As reuniões, que antes se arrastavam analisando planilhas linha a linha, passaram a ser muito mais objetivas. O foco deixou de ser “navegar em dados” e passou a ser tomar decisões.
Visão clara das prioridades e gargalos
Com o backlog visível e os rankings prontos, o gerente conseguia mostrar de forma transparente se sua equipe estava sobrecarregada ou se algum fornecedor específico estava sendo um problema.
Conclusão
Esse exemplo mostra como uma simples mudança de abordagem pode transformar a forma de conduzir reuniões e acompanhar resultados. Sair de uma tabela “bruta” para um dashboard visual trouxe mais clareza, objetividade e foco para a alta gestão.
E a boa notícia é que esse modelo pode ser adaptado para diversas situações:
- Controle de projetos.
- Acompanhamento de fornecedores.
- Monitoramento de KPIs internos.
- Gestão de planos de ação em qualquer área.
Perguntas frequentes (FAQs)
1. Preciso ser especialista em Excel para usar um dashboard desses?
Não! O painel é totalmente interativo. Basta escolher os filtros e as informações já aparecem automaticamente, sem necessidade de fórmulas complexas.
2. Posso adaptar esse modelo para controlar projetos pessoais?
Com certeza. A lógica é a mesma: você define categorias, prazos e status. Depois, o dashboard organiza tudo visualmente, seja para projetos pessoais ou profissionais.
